El sobrestock en el almacén es uno de los problemas más comunes y costosos para la gestión logística. Un exceso de inventario no sólo ocupa un espacio crucial, sino también tiene una serie de consecuencias que podrían tener un alto costo a largo plazo.
Si quieres saber cómo prevenirlo y gestionarlo de manera práctica, sigue leyendo para descubrir todo lo que debes saber al respecto.
¿Qué es el sobrestock en el almacén y qué causas lo originan?
El sobrestock en el almacén se puede traducir como tener una despensa llena de alimentos que nunca consumes. Ello ocupa espacio innecesario, se produce la obsolescencia de algunos productos y, en consecuencia, la pérdida del dinero invertido.
En términos logísticos, el sobrestock en el almacén tiene lugar cuando el flujo de entrada supera al de salida, es decir, cuando se reponen productos que no rotan; cuando el inventario excede la demanda real y cuando el espacio se satura con la mercancía estancada.
¿Cómo detectar las causas del sobrestock en el almacén?
Ya que reducir inventarios es el arte de la logística, el sobrestock de almacén es un obstáculo que entorpece el desempeño de la cadena de suministros. ¿Has identificado algunos de estos síntomas en tu empresa? Quizás las causas puedan ser las que destacamos a continuación:
Fallas en la planificación
- Las típicas compras “previsivas” en lugar de planificar la demanda sobre datos históricos.
- Cuando al hacer el recuento de inventario encuentras productos con meses sin registrar ningún movimiento.
Rupturas en la comunicación interna
- Una falla muy común es la desconexión comunicacional entre las áreas de cadena de suministro y comercial. Una señal podría ser que ventas solicita más stock del necesario sin haber consultado los niveles reales, o procesar pedidos sin verificar la disponibilidad del producto.
Problemas operativos en la gestión del inventario
- Una mala realización del inventario como el contenido erróneo o incluso no asignar la rotación adecuada a un producto son fallas comunes que generan baja rotación o salida de productos
- Tener proveedores inconsistentes con los plazos de entrega puede generar un exceso de pedidos para evitar roturas de stock, una acción contraproducente que podría resultar en sobrestock en el almacén.
- Esto puede empeorar cuando la empresa tiene más almacenes, ya que dificulta la evaluación de las necesidades de inventario de cada uno, pudiendo acumular un sobrestock en diferentes sedes.
Riesgos asociados a las complejidades de la cadena de suministro
- Los factores externos a la empresa también pueden influir en el sobrestock. La industria logística tiene sus propios riesgos y eventos como el que vivimos en 2020 y 2021 con la pandemia de COVID-19 y la reciente crisis en la cadena de suministro pueden generar cambios en la demanda.
Consecuencias del sobrestock en el almacén: ineficiencia y altos costos a largo plazo
Quizás cuando ocurre una rotura de stock lo ves un error a corto plazo que tiene solución, y a pesar de que sí tiene solución no siempre se corrige al momento, prolongando los efectos negativos del sobrestock en el almacén con fuertes cargas financieras y operativas que se hacen más pesadas con el tiempo.
Veamos cuáles son:
Ineficiencia operativa
- Aumenta los errores en el picking y la preparación de pedidos, aumentando el tiempo de búsqueda de productos y rutas de picking.
- Mayor probabilidad de presentar errores logísticos por desorganización e incluso problemas de trazabilidad, que en almacenes farmacéuticos y de productos alimenticios puede escalar a mayores niveles de gravedad.
- Reduce la productividad del equipo con un mayor porcentaje de tiempo invertido en inventarios físicos. Puede haber una sobrecarga en el personal en la gestión de stock innecesario.
Costos ocultos que afectan la rentabilidad
- Inmovilización del capital al quedar dinero atrapado en productos que no generan retorno.
- Incremento gastos operativos como en espacio, energía y seguridad de almacenamiento, además de gastos adicionales por deterioro u obsolescencia.
Riesgos logísticos críticos
- Productos que caducan antes de venderse y mercancía tecnológica que pierde valor, así como ítems que dejan de estar de moda muy rápido.
- Baja calidad de servicio al presentar errores en pedidos por mala visibilidad del inventario, así como tiempos de respuesta más lentos a clientes.
Problemas de espacio y seguridad
- Congestión en almacenes al no implementar un buen diseño de layout que aumentan el riesgo de accidentes laborales por desorden.
- Subutilización del espacio que pudiera destinarse a productos de alta rotación
6 estrategias prácticas para prevenir el sobrestock en el almacén
Corregir errores en la gestión de almacenes en el menor tiempo posible es crucial para evitar las consecuencias a largo plazo del sobrestock en el almacén. Con las estrategias adecuadas puedes transformar el almacén de tu empresa en un espacio eficiente.
Si bien algunos casos sí podrían requerir de un aumento del espacio físico, no siempre es la estrategia a seguir. Lo más ideal es tener un enfoque centrado en la prevención del sobrestock en el almacén. Implementar soluciones a largo plazo que mejoren la gestión, haciendo que las operaciones sean más rentables.
Perfecciona el arte de planificar la demanda
- Establece KPI de almacén para basar tu planificación sobre la base de datos históricos. Analizar patrones de ventas en el último año te ayuda a identificar aquellos productos con logística estacional para gestionar correctamente los picos de demanda.
- Define umbrales basados en rotación real para responder a posibles variaciones en la demanda sin exceder las existencias. Por ejemplo: si uno de tus productos vende 100 unidades por mes, mantén un stock máximo de 120.
Utiliza la tecnología como tu mayor aliado
- Implementa un sistema de gestión de almacenes (WMS) para monitorizar tu inventario en tiempo real. Nuestro WMS es una solución en la nube que brinda una visual 360 que facilita la planificación para mejores pronósticos.
- La inteligencia artificial (IA) ayuda a hacer análisis predictivos para anticiparse a demandas futuras.
- Puedes integrar tu WMS con tu sistema de ventas para sincronizar información, de esta manera evitas fallas de comunicación entre ambas áreas.
Aplica tácticas operativas para mejorar la eficacia
- Métodos como el Just-in-Time (JIT) son ideales para evitar el sobrestock en el almacén, ya que la mercancía se entrega justo en el momento que lo necesitas.Una estrategia útil para coordinar con los proveedores.
- Aplicar metodologías de organización para almacenes como la distribución ABC o la FIFO/FEFO (First In First Out/First Expired First Out) para organizar la mercancía según prioridad de rotación.
- El cross docking también es una estrategia ideal para reducir costos de almacenamiento y disminuir el riesgo de daño o pérdida de mercancía.
Implementa acciones preventivas
- Realizar auditorías semanales en productos de lenta rotación ayuda a identificar la mercancía con riesgo de sobrestock en el almacén de manera temprana.
- Acciones estratégicas como promociones y ofertas para darle salida rápida a productos que expiran pronto o que se empiezan a acumular.
Ejecuta tareas de mejora continua
- Las reuniones interdepartamentales son ideales para alinear las áreas de compras, ventas y almacén con datos valiosos que al combinarse brindan información crucial para evitar el sobrestock.
- Capacita a tu equipo constantemente para mantenerlo actualizado con las últimas tendencias y con un conocimiento integral de la gestión de almacén.
Mejora tu gestión logística para evitar el sobrestock en el almacén
El sobrestock en el almacén no es solamente un problema de espacio, sino de gestión inteligente que puede resolverse con herramientas como nuestro WMS. Desde SKU Logistics ofrecemos una solución en la nube ideal para la gestión de tu almacén.
Si quieres comenzar a tomar decisiones basadas en datos y no en suposiciones, contáctanos para saber cómo lograrlo con nuestro WMS y así optimizar cada metro cuadrado de tu almacén.
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