Si tu logística es rápida pero insatisfactoria o cumples tus plazos pero a costos insostenibles, entonces tu estrategia no es eficiente ni eficaz. Muchas veces se les suele confundir como sinónimos, pero la verdad es que la eficiencia y eficacia en logística tienen muchas diferencias y hoy descubrirás cuáles son.
Definamos la eficiencia y eficacia en logística para comprender los objetivos de cada una. La eficiencia en logística responde a la búsqueda de una productividad que genere los mejores resultados con la menor cantidad de recursos posibles. Es decir, reduciendo costos, tiempo y desperdicios sin que se comprometa la calidad del pedido.
La eficiencia se enfoca en “hacer bien las cosas”, en el cómo de la estrategia para lograr los resultados fijados.
Por otro lado, la eficacia en logística implica lograr la mayor satisfacción en la experiencia del cliente. Cumplir las promesas a los clientes y entregar los pedidos a tiempo y en buenas condiciones.
Si la eficiencia es el cómo, la eficacia es el “hacer las cosas correctas”, el qué se hace para lograr los objetivos propuestos.
Otro punto en el que se diferencian la eficiencia y eficacia en logística es en los estándares que reflejan. La eficiencia es el estándar interno, cómo opera la empresa y cómo utiliza sus recursos para implementar las estrategias, mientras que la eficacia es el estándar externo.
Es lo que refleja qué tanto y de qué manera se están satisfaciendo las necesidades y deseos del cliente.
¿En dónde entra la efectividad en logística?
La efectividad es la combinación de la eficiencia y eficacia en logística. Cuando se combinan el qué y el cómo de manera equilibrada para ofrecer un servicio que brinda lo mejor con el uso inteligente de recursos.
Y ¿por qué de manera equilibrada? Pues, la eficiencia y la eficacia en logística pueden “chocar” en varios puntos. Mientras que la eficiencia se centra en minimizar los costos de los procesos internos, la eficacia busca hacer todo lo que está en manos de la empresa para brindar un buen servicio.
En detalle, estos son los puntos donde pueden contrastar ambos términos:
- Costo vs. Calidad/Puntualidad: al buscar la eficiencia logística para, por ejemplo, minimizar los costos de entrega, podría comprometer la calidad del servicio o puntualidad de la entrega. Igualmente, si se busca una entrega más rápida, podría elevar los costos, disminuyendo la eficiencia.
- Optimización interna vs. Demandas externas: los procesos internos optimizados para ser más eficientes podrían no ser adecuados para cumplir con las demandas de los clientes. Un ejemplo es tener un sistema de embalado eficiente en términos de costo que podría no ser adecuado para proteger productos delicados para entregarlos en óptimas condiciones.
- Agilidad vs. Minimización de costos: si buscamos únicamente la eficiencia en reducción de costos, la cadena de suministros puede ser menos ágil y adaptable a cambios inesperados, comprometiendo la eficacia.
- Enfoque a corto plazo vs. Valor a largo plazo: a menudo, las métricas de eficiencia se centran en el rendimiento interno, velando más por resultados a corto plazo. Enfocarse excesivamente en este tipo de indicadores podría hacer que se ignoren oportunidades para crear valor a largo plazo y ventajas competitivas, inherentes a la eficacia.
- Velocidad vs. Exactitud: la velocidad sin monitoreo puede provocar errores en algunos procesos que podrían afectar negativamente la eficacia. Por ejemplo, cuando se quiere agilizar el tiempo de preparación de pedidos podría no tomarse en cuenta que se están armando de manera incorrecta, resultando en un pedido que no cumplió con las promesas al cliente.
Indicadores para medir la eficiencia y la eficacia en logística
Recordemos que una cadena de suministros efectiva cumple con los objetivos planteados de manera sostenible, con optimización de recursos y reducción de costos.
Ya vimos los puntos donde la eficiencia y la eficacia pueden contrastar, provocando un desequilibrio que nos aleja de tener una cadena de suministros efectiva. ¿Cómo podemos evitar que esto suceda? Midiendo los resultados con KPI logísticos que te permitan monitorear las operaciones.
KPI para medir la eficiencia logística: el cómo de los procesos internos
- Costos de transporte: para medir el costo total del transporte por unidad, envío o por porcentaje de ventas. Por supuesto que mientras menor es el número, más eficiente es la gestión de recursos de transporte
- Costos de almacenamiento: evalúa los gastos asociados al almacenamiento en relación con la cantidad de productos almacenados o tiempo de almacenamiento
- Tiempo de ciclo del pedido: es el tiempo que transcurre desde que llega un pedido hasta que se completa para enviarlo. A menor tiempo mayor eficiencia en el procesamiento de pedidos.
- Capacidad de carga: mientras más espacio aprovechemos en la carga del transporte y también en el almacén, más productivo será el uso de los recursos disponibles, garantizando el uso eficiente del espacio.
- Nivel de inventario: reducir el inventario es un arte de la logística que implica mantener un inventario acorde a las ventas o demanda de los clientes sin excesos ni faltantes. Así no se subutiliza el espacio ni se pierde mercancía caducada o fuera de temporada. Una buena estrategia para administrar las mercancías según la demanda es ofrecer promociones y ofertas en productos próximos a caducar.
KPI para medir la eficacia logística: el qué se puede lograr según las necesidades del cliente
- Tasa de entrega a tiempo: el porcentaje de pedidos que se entregan en el momento acordado con el cliente. Una gestión eficaz está reflejada por el cumplimiento de la entrega de los pedidos a tiempo y en las condiciones pactadas.
- Tasa de cumplimiento de pedidos: el porcentaje de pedidos que se entregan completos y sin errores. Mientras más alto el porcentaje, mayor el nivel de satisfacción del cliente.
- Nivel de satisfacción del cliente: la experiencia del cliente es muy importante para mantener su fidelidad a largo plazo. Métricas como el Net Promoter Score y otros KPI de experiencia del cliente son ideales para la mejora continua de la eficacia de nuestra cadena de suministro.
- Tasa de devolución: el porcentaje de productos devueltos no solo indica una experiencia negativa con el cliente que no recibió bien su compra, también puede indicar errores internos como la preparación de los pedidos.
- Tiempo de respuesta al cliente: otro indicador importante pues implica a qué nivel está nuestra atención al cliente, no sólo para consultas de compra, sino también para reclamos o dudas posteriores a la venta.
- Flexibilidad y adaptabilidad: es la capacidad que tenemos de responder a los cambios en la demanda o a necesidades específicas de los clientes. Si hay más flexibilidad, la eficacia es mayor a la hora de adaptarnos a condiciones cambiantes.
¿Cómo mejorar la eficiencia y eficacia en logística para ser más efectivos?
Estas son algunas estrategias recomendadas para desarrollar procesos más efectivos, en los que se combinen la eficiencia y la eficacia de manera óptima. Realizar las tareas correctamente mientras se aprovechan los recursos.
Para mejorar la eficiencia logística: hacer más con menos
- Optimiza procesos internos para ahorrar la mayor cantidad de recursos posibles con una mejor productividad u operatividad interna.
- Minimiza costos utilizando mejor los recursos financieros, humanos, tecnológicos y físicos, además de los de materiales y embalaje. También conviene tomar medidas para evitar el desperdicio de tiempo de entrega de los productos.
- Automatiza todos los procesos que sean posibles con soluciones tecnológicas para concentrar los esfuerzos humanos en labores más analíticas y creativas. Un buen ejemplo de esto es la implementación de un software para la gestión de almacenes o un WMS para optimizar procesos de almacenaje e inventario.
- En términos de almacenes, es necesario contar con un buen layout del almacén para garantizar el orden y el buen funcionamiento del mismo. Comenzar con una gestión eficiente del almacén define el éxito de la cadena de suministro.
Para mejorar la eficacia logística: alcanzar los objetivos propuestos
- Cumple con las promesas al cliente, entrega los pedidos correctos y a tiempo en las condiciones pactadas.
- En esta misma línea, nuestros procesos deben complir con las expectativas y requerimientos del cliente. Para ello es recomendable hacer encuestas de servicio al cliente y aceptar sugerencias para mejorar aquellos espacios que necesitan más apoyo.
- Evita roturas de stock implementando software para detectar las necesidades a tiempo. Así puedes asegurar la disponibilidad de productos. Esto es ideal para la eficacia logística.
- Implementa estrategias de calidad total para asegurarse que los productos y servicios cumplen con los estándares y las expectativas del cliente.
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Para destacar entre la competencia no basta con ser más rápido o cumplir con más pedidos. La clave está en la efectividad de la cadena de suministro, de esta manera podemos lograr los objetivos con el menor costo y el mayor nivel de servicio.
Una de las mejores maneras de lograr este equilibrio es con la ayuda de soluciones tecnológicas que integren la eficiencia y la eficacia en la logística. Te ofrecemos desde nuestro WMS para gestionar correctamente tu almacén, hasta otras herramientas de análisis en tiempo real para mejorar la toma de decisiones.
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