La gestión de flotas acarrea los costos de transporte, los cuales representan al menos un tercio de la inversión en distribución. En este sentido, todas las acciones deben hacerse a conciencia y con planificación minuciosa. Esto es posible gracias al factor humano, cuya gestión está en constante evolución con los KPI de jefe de tráfico, de los cuales te hablaremos a continuación.
El jefe de tráfico es la persona que está frente a la gestión de flotas, planificando, coordinando y supervisando el transporte y la distribución de mercancías. También incluye la gestión del personal y la elaboración de informes de las actividades de su departamento. En resumen, es el profesional que está a cargo de las decisiones operativas de la logística de la empresa.
¿Cuáles son las funciones principales de un jefe de tráfico?
El éxito de las entregas de los pedidos depende de muchos factores, entre ellos de la correcta gestión de la última milla, tramo crucial en el que el transporte cobra tanta importancia.
El jefe de tráfico debe velar porque todos los procesos se cumplan a cabalidad para cumplir las metas y estándares de calidad de la empresa hacia los clientes. Estas son algunas de sus funciones:
- Coordinar la distribución de los vehículos de la flota junto al supervisor de transporte.
- Revisar y aprobar la salida de los vehículos.
- Controlar los permisos y descansos de los conductores.
- Realizar los pedidos de repuestos y materiales necesarios para el mantenimiento de la flota.
- Decidir el tiempo de duración de los viajes.
- Estudiar nuevas rutas que sean rentables y más eficientes.
- Gestionar el plan de rotación de los conductores.
- Elaborar los informes periódicos de gestión.
Mejora continua en la gestión de flotas: 12 KPI para el jefe de tráfico
Ahora que ya conoces cuáles son las funciones de un jefe de tráfico en logística habrás notado que una de ellas es la elaboración de informes de gestión. Estos son fundamentales porque promueven la evaluación continua de la gestión de flotas, un factor clave para el éxito de la empresa.
Los informes presentan los KPI que el jefe de tráfico evalúa durante un periodo específico basándose en las metas propuestas para dicha fracción de tiempo. Al ser el encargado de la gestión de flotas, estos KPI se relacionan directamente con el uso y mantenimiento de los vehículos, planificación de rutas, carga de mercancía y de personal del área.
Puede evaluar KPI de almacenes como la rotación de inventario para aportar información valiosa al responsable del área, ya que al gestionar pedidos puede corroborar que una mercancía esté en existencia o qué tanto se gasta y a qué se debe.
Igualmente debe velar por el cumplimiento de la normativa y regulaciones locales, nacionales e internacionales para evitar cobros de multas, retención de mercancía o retrasos en la entrega.
Ahora veamos en detalle cuáles son los KPI que un jefe de tráfico debe medir en cada área de su gestión:
KPI relacionados con el funcionamiento del vehículo
La gestión de flota implica velar por el correcto funcionamiento de los vehículos, ya que no solo es necesario para cumplir con las entregas, sino para garantizar la seguridad de los conductores, además de reducir costos de mantenimiento y combustible, así como un uso más sostenible de la flota.
Estos son algunos de los KPI que el jefe de tráfico debe evaluar para el buen funcionamiento de la flota
- Consumo combustible por kilómetro: mide la eficiencia del uso de combustible en búsqueda de oportunidades de optimizar su consumo y costo. Es fundamental porque no solo ayuda a detectar fugas de combustible por diversas causas, sino también posibles fraudes.
- Mantenimiento preventivo y correctivo: permite evaluar cuántas veces se le realiza o se le debe realizar mantenimiento a cada vehículo para que esté en óptimas condiciones, que además de garantizar su seguridad y calidad, también ayuda a reducir y a prevenir gastos innecesarios.
- Kilómetros recorridos: el kilometraje es uno de los indicadores más importantes de la gestión de transporte, indica cada cuánto necesita mantenimiento el vehículo y con este número también se pueden optimizar las rutas para disminuir los kilómetros recorridos.
- Costo operativo por vehículo: comprende todos los costos inherentes a los vehículos, como combustible, mantenimiento y seguro.
- Tiempo de inactividad del vehículo: la cantidad de tiempo que un vehículo pasa inactivo puede indicar problemas de gestión de rutas o de planificación.
- Emisiones de carbono: permite valorar el impacto ambiental del vehículo, un factor que ha llamado la atención de los clientes en los últimos años. Puede influir en la reputación de tu empresa.
- Utilidad final del transporte: este indicador combina el costo de cada vehículo con la carga total distribuida para evaluar si está siendo rentable o no.
- Cantidad de carga a transportar: en relación con el punto anterior, este KPI combina la cantidad de pedidos y su frecuencia, las medidas físicas y la capacidad de cada vehículo. Es importante tomarlo en cuenta para calcular otros indicadores importantes como el lead time.
KPI para evaluar rutas y entregas
La planificación de rutas es un proceso clave en la logística de la última milla, ya que con rutas óptimas podemos mejorar la satisfacción de los clientes y también ahorrar en costos operativos. Entre estos KPI el jefe de tráfico puede evaluar:
- Plazo de entrega o lead time: el lead time es el plazo que transcurre entre la recepción de un pedido y la entrega al cliente final. Es uno de los factores clave en logística, ya que te permite optimizar tu desempeño para disminuir la incertidumbre con respecto a tus servicios.
- Envíos o servicios no planificados: cuando surgen tendencias inesperadas o fechas que influyen en la logística estacional podrían producirse roturas de inventario o inconvenientes con las entregas de los pedidos. Es importante medir estos escenarios para tomar decisiones estratégicas basadas en información real.
KPI para la evaluación y gestión de los conductores
La fuerza laboral que mueve la flota son los conductores, es preciso mantener una excelente comunicación con ellos durante el cumplimiento de sus rutas. Igualmente es importante garantizar su seguridad.
Veamos cuáles son los KPI que el jefe de tráfico debe analizar para evaluar a los conductores.
- Seguridad: los accidentes automovilísticos causan millones de víctimas cada año por accidentes o incidentes, incumplimiento de las normas de tráfico y falta de mantenimiento de los vehículos. Si quieres reducirlos, los KPI de seguridad de transporte son tus aliados.
- Reemplazo de empleados: el jefe de tráfico debe encargarse de establecer la cantidad de conductores que admite la empresa, debe gestionar los descansos y rotación de conductores para evitar posibles accidentes por cansancio.
KPI para el jefe de tráfico, el secreto detrás de la eficiencia operativa de tu empresa
Una máxima en el mundo de la logística es que lo que no se puede medir no se puede mejorar. La mejora continua consiste en corregir sobre la marcha de los aprendizajes que se adquieren en el camino, para ello son fundamentales los KPI que el jefe de tráfico debe evaluar constantemente.
Con esta información clara la empresa puede ahorrarse costos, mejorar el control y seguimiento de los viajes, garantizar el cumplimiento normativo, evitando multas y problemas legales.
Un jefe de tráfico profesional puede optimizar la coordinación interdepartamental al trabajar de manera integrada con otras áreas, contribuyendo a la planificación logística eficiente de la empresa. Es clave para que las operaciones logísticas sean más rentables, eficientes y en perfecto cumplimiento.
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