La logística es un factor estratégico diferencial que es capaz de impulsar la eficiencia operativa o perjudicar la rentabilidad de la empresa. Si bien es crucial medir y gestionar los costos directos, los costos ocultos en logística son fundamentales, ya que su impacto es silencioso y acumulativo.
Estos representan al menos un 20% del total de gastos logísticos, dejando su marca en las finanzas, reduciendo márgenes de ganancia y, por ende, comprometiendo la sostenibilidad del negocio.
¿Cuáles son los costos ocultos y por qué deberías aprender a identificarlos para evitarlos? Descúbrelo a continuación.
Costos ocultos en logística, clave para operaciones rentables
La complejidad radica en su naturaleza intangible. A diferencia de los costos visibles, los ocultos en logística no se detectan sin herramientas adecuadas de monitoreo y análisis. Desde ineficiencias en procesos hasta pérdidas por devoluciones o fluctuaciones en combustibles, los costos ocultos tienen un fuerte impacto en los resultados de nuestra gestión.
Por ejemplo, un retraso en la entrega por mala planificación de rutas no solo genera multas contractuales, sino también pérdida de confianza del cliente. Igualmente, además de ocupar espacio valioso en el almacén, el exceso de inventario incrementa el riesgo de obsolescencia y el costo de oportunidad del capital inmovilizado.
La falta de visibilidad de estos costos puede llevar a que una organización sea menos competitiva, al no poder ofrecer mejores precios, tiempos de entrega más rápidos o una buena experiencia del cliente.
Principales costos ocultos en logística: ¿Cuál es su impacto?
La gestión logística eficiente requiere no solo controlar los costos directos, sino también identificar y mitigar aquellos gastos ocultos que, aunque menos evidentes, pueden erosionar significativamente la rentabilidad. Estos son algunos de los costos ocultos en logística más comunes:
Retrasos por procesos ineficientes
Estos pueden ser causados por cuellos de botella en almacenes ocasionados por mal diseño de layout del almacén que generan congestionamiento en las zonas de picking, así como la falta de automatización en tiempo real en los procesos de clasificación y despacho.
Otro factor determinante puede ser la mala planificación de rutas, consecuencia del uso de herramientas manuales en lugar de un software de optimización de rutas que carecen de actualizaciones en tiempo real sobre las condiciones de tráfico o restricciones en la vía.
La falta de sincronización entre departamentos también puede influir en los retrasos cuando se producen faltas de comunicación entre las áreas de compras, almacén y transporte.
¿Cómo impactan estos retrasos en la eficiencia operativa?
- Aumento de costos laborales por horas extras no planificadas.
- Penalizaciones y multas por incumplimiento de normas e incluso de contrato entre las partes, como en un Service Level Agreement (SLA) o Acuerdo de Nivel de Servicio.
- Quiebre de la confianza en la cadena de suministro que afectan las relaciones comerciales a largo plazo.
Logística inversa: devoluciones y productos dañados
En ocasiones, la falta de criterios específicos para las políticas de devolución y una estrategia inexistente puede generar inconvenientes y una experiencia del cliente ineficiente. De igual forma, el manejo inadecuado de la mercancía puede tener su origen en un mal proceso de packing, en el que el embalaje insuficiente puede perjudicar las condiciones del producto.
Los procesos de devolución requieren un protocolo de revisión para inspeccionar los productos devueltos, los cuales deben cumplir con parámetros básicos para ser aceptados, de lo contrario puede producirse la pérdida de una mercancía que no podrá reintegrarse al inventario.
Estas son las consecuencias de una mala gestión de la logística inversa:
- Incremento de los costos logísticos de hasta un 30% extra.
- Doble gasto en transporte, pues se incluye el viaje de ida y el viaje de vuelta, es decir, el de entrega y devolución, respectivamente.
- Pérdida del valor del producto, ya que si ha sido abierta o dañada no puede venderse como nueva.
Exceso de inventario
En otros artículos ya hemos comentado la importancia que tiene la exactitud del inventario para la satisfacción del cliente y para impulsar la rentabilidad. El sobrestock puede ser el resultado de pronósticos de demanda inexactos por falta de herramientas de análisis predictivo y de pedidos “por partes” que generan un redundancia en el inventario.
También puede ocurrir por la falta de organización bajo sistemas de rotación controlada como el FIFO (First In, First Out), por mencionar un ejemplo.
Entre las principales consecuencias que esto puede tener en las operaciones:
- Aumento de costos de almacenamiento.
- Pérdida total de valor de los productos perecederos o tecnológicos por obsolescencia.
- Capital inmovilizado por recursos financieros que se pueden invertir en áreas estratégicas.
Fluctuaciones de combustible y cambios de ruta
La mala planificación de las rutas incrementa el consumo de combustible y desgasta los vehículos por la improvisación en el camino. Los eventos externos como bloqueos, desastres naturales o huelgas alteran las rutas planificadas, lo cual ocurre por la falta de herramientas de rastreo en tiempo real de los envíos.
Esto se traduce, no sólo en mayor gasto en combustible y mantenimiento, sino también otros costos operativos, sin mencionar los tiempos extendidos y el desgaste de los conductores generado por tales inconvenientes.
Falta de tecnología para automatizar y facilitar tareas
La digitalización llegó para quedarse. Más que ser una ventaja competitiva es una necesidad imperante, la falta de sistemas digitales eficientes aumenta la probabilidad de tener errores manuales y disminuye la transparencia a la hora hacer seguimiento al estado de los envíos.
Y por manual no nos referimos a llevar una lista completamente a papel y lápiz, llevar un inventario en Excel también cuenta como un método “manual” ineficiente y propenso a errores. A diferencia de un software como un WMS o sistema de gestión de inventarios, estas herramientas no pueden integrarse con otros sistemas de gestión de transporte como un TMS.
Estrategias para mitigar los costos ocultos en logística
La identificación de costos ocultos comienza por convertir lo invisible en tangible mediante herramientas estratégicas: mapas de procesos para detectar cuellos de botella, KPI logísticos críticos como tiempo de almacenamiento y costo por kilómetro, y dashboards en tiempo real que permiten visualizar y actuar sobre los datos inmediatamente.
Idealmente, se debe adoptar un enfoque integral que incluya tecnología, gestión estratégica, optimización de procesos y monitoreo constante. Estas son algunas de las estrategias a implementar para mitigar los costos ocultos en logística:
- Automatizar y digitalizar procesos: implementar herramientas tecnológicas como software y soluciones en la nube y sistemas como un WMS y un TMS mejora la transparencia y reduce errores humanos, contribuyendo a la precisión. Tecnologías como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático permiten optimizar operaciones como la planificación de rutas o la gestión del inventario.
- Rediseñar procesos logísticos: la planificación de entregas y la gestión eficiente del inventario son algunos de los procesos que deben someterse a una autoría y reestructuración para hacerlos más fluidos y eficientes. Se recomienda implementar un mapa de procesos para comprender a fondo todos los pasos que comprenden las operaciones logísticas de la empresa.
- Gestión estratégica colaborativa: los aliados estratégicos como los proveedores entienden las necesidades del negocio y pueden ofrecer soluciones a medida. En este sentido, es fundamental nutrir las relaciones con los proveedores y crear sinergias entre el cliente y el proveedor para reducir costos operativos y ofrecer una experiencia de compra positiva.
- Establecer y monitorear continuamente KPI: los indicadores son ideales para identificar oportunidades de mejora y para tomar decisiones en tiempo real. Estos permiten monitorear que se cumplan los objetivos y aquellos factores que están causando los costos ocultos en logística. Se recomienda un análisis periódico de las áreas inherentes al transporte y logística para ubicar los gastos que no se ajustan a las necesidades.
Entre otras estrategias a implementar para mitigar los costos ocultos en logística destaca la capacitación continua del personal fomentando la cultura de mejora continua, identificando y aprendiendo más sobre el arte de la logística.
Tecnología para controlar los costos ocultos en logística: un aliado necesario
Si bien la tecnología se ha vuelto un factor fundamental en toda estrategia de gestión logística, por sí sola no es suficiente para obtener resultados favorables. Esta debe formar parte de una estrategia integral con procesos rediseñados y personal capacitado.
Herramientas como un WMS o TMS son ideales para brindar una mejor visibilidad en tiempo real y la sincronización entre diversas áreas logísticas. En SKU Logistics contamos con diversas soluciones que se ajustan a las necesidades y objetivos de tu empresa. Contáctanos para descubrir cuáles son más apropiadas para tu estrategia.
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