Además de satisfacer la demanda con rapidez, la gestión eficiente del inventario también optimiza los recursos operativos y financieros de la empresa. No obstante, si esta gestión falla, puede haber diversos resultados desfavorables como el inventario obsoleto, el cual puede afectar directamente la rentabilidad de tu negocio.
¿Y qué es el inventario obsoleto? Ocurre cuando los productos almacenados pierden valor comercial por diversos factores como cambios en la demanda o en el consumidor y avances tecnológicos.
No es una situación que sucede de la noche a la mañana, sino de manera gradual en el que la demanda disminuye, ralentizando su salida y causando su acumulación. Hay maneras de evitar el inventario obsoleto, sigue leyendo para descubrir cómo.
¿Cuáles son las causas de un inventario obsoleto? Aprende a identificar los procesos que puedes optimizar
Como acabamos de mencionar, el inventario obsoleto no aparece de forma repentina, sino como el resultado de una cadena de decisiones improductivas que se acumulan con el tiempo.
Para prevenir la obsolescencia del inventario es necesario identificar los factores que están afectando nuestra gestión para actuar antes de que los productos pierdan su valor comercial.
Estas son las razones principales por las que puedes tener un inventario obsoleto:
- Exceso de aprovisionamiento: es muy común comprar más mercancías de las que se necesitan, puede ser porque las empresas se dejan llevar por descuentos por volumen o simplemente por falta de planificación de la demanda.
- Cambios en la demanda del mercado: hay que estar muy actualizados con respecto al comportamiento de los consumidores, ya que este evoluciona constantemente. Para ello, los pronósticos basados en tendencias son ideales para comprar los volúmenes necesarios en la planificación de la logística estacional.
- Falta de alineación con el ciclo de vida del producto: cada producto atraviesa diferentes etapas y no adaptar las estrategias de compras y almacenamiento a cada una de estas fases puede provocar acumulaciones innecesarias, especialmente en la etapa de decadencia, cuando el producto ya no tiene tanta salida.
- Restricciones o condiciones impuestas por proveedores: hay que conocer muy bien las necesidades de nuestro almacén para no ceder a las condiciones o promociones de los proveedores como pedidos mínimos elevados o tiempos de entrega prolongados pueden obligar a comprar más de lo necesario.
- Productos con baja aceptación: los productos que no cumplen las expectativas del cliente —ya sea por su diseño, funcionalidad o calidad— pueden quedarse estancados. Aunque esté disponible, si nadie lo quiere comprar, se convierte en un pasivo para la empresa.
- Políticas de compras poco actualizadas: incluso con buenas previsiones, si las decisiones de compra no se actualizan en tiempo real o no responden a la evolución del mercado, pueden terminar generando acumulación de productos que ya no se necesitan.
- Gestión ineficiente del inventario: la falta de trazabilidad, el desconocimiento de los niveles reales de stock o la ausencia de alertas sobre productos de baja rotación impiden actuar a tiempo. Por ello es necesario conocer a profundidad cómo gestionar el inventario y el espacio.
- Factores externos e imprevistos: el entorno influye en los procesos logísticos, una recesión económica, una crisis en la cadena de suministros o incluso una moda inesperada podría dejar algunos productos fuera del radar de los consumidores. Por esta razón es fundamental saber gestionar los riesgos de la cadena de suministro para anteponerse a las posibilidades.
¿Cómo afecta el inventario obsoleto a tu empresa?
El inventario obsoleto puede parecer inofensivo al principio, pero con el tiempo se convierte en un enemigo silencioso que compromete tanto la eficiencia operativa como la salud financiera de la empresa. Su impacto se extiende por distintas áreas clave del negocio, desde el almacén hasta la estrategia general de la empresa.
- Impacto operativo: cuando el almacén está lleno de mercancía sin salida, se reduce la capacidad para recibir productos nuevos y rentables. Esto puede limitar hasta un 20% de la operación.
- Impacto financiero: cada producto que no se vende es capital que no puede ser reinvertido. En algunos casos, hasta un 30% del capital de una empresa puede estar atrapado en productos sin salida, lo cual podría aumentar los costos operativos ocultos.
- Impacto en ventas: el espacio, la atención y los recursos dedicados al inventario obsoleto limitan la capacidad de comercializar productos que sí tienen demanda. Esto puede solucionarse con promociones u ofertas que ayuden a movilizar el inventario.
- Impacto estratégico: la acumulación de inventario puede distorsionar la toma de decisiones por falta de precisión a la hora de reportar cuáles productos se están vendiendo y cuáles no. Como resultado puede haber inversiones innecesarias, más acumulación de stock y una desconexión con la realidad del mercado.
Estrategias para prevenir y gestionar un inventario obsoleto
Prevenir la obsolescencia del inventario es mucho más rentable que gestionarla después de que ocurra. La clave está en adoptar un enfoque estratégico, apoyado en tecnología, análisis de datos y decisiones bien fundamentadas.
Veamos cómo qué estrategias se pueden aplicar para prevenirlo y cómo hacer una vez que ya has identificado que tienes un inventario obsoleto.
- Mejora la previsión de la demanda: utiliza herramientas avanzadas como algoritmos predictivos basados en inteligencia artificial o machine learning para analizar datos históricos e identificar patrones estacionales.
- Adapta tu estrategia al ciclo de vida del producto: cada producto exige diferentes decisiones según la etapa en la que se encuentre:
- En la introducción se puede trabajar bajo pedido para minimizar riesgos.
- En la madurez se recomienda emplear métodos como la Cantidad Económica de Pedido (EOQ) para determinar la cantidad óptima de productos a comprar para minimizar los costos.
- En la decadencia se debe detectar a tiempo la caída en la demanda para ajustar el modelo de gestión. Para los productos en esta etapa se pueden aplicar los pedidos bajo demanda.
- Toma decisiones sobre qué aprovisionar y cómo: la Ley de Pareto (80/20) te ayuda a identificar cuáles artículos son críticos para el negocio y deben mantenerse en stock, y cuáles se pueden gestionar bajo pedido. Factores como la frecuencia de venta o el margen de beneficio son clave para tomar decisiones de compra.
- Optimiza el “cuándo” y el “cuánto”: para ello define el punto de pedido, el que se encuentra entre la demanda esperada y el stock de seguridad, además la cantidad de pedido que equilibre costos de almacenamiento y abastecimiento.
- Emplea herramientas tecnológicas: un WMS te permite tener visibilidad en tiempo real e identificar productos de baja rotación, entre otros procesos clave para una gestión de inventarios eficiente.
¿Cómo gestionar un inventario obsoleto?
Si has identificado que tienes un inventario obsoleto y ha perdido su valor comercial, lo importante es actuar rápido y con un plan estructurado para minimizar el impacto financiero y operativo. Estos son los pasos recomendados a seguir:
- Separar el stock obsoleto: identifica y retira físicamente estos productos del almacén principal. Liberar espacio operativo es prioritario para mejorar la eficiencia y dar lugar a mercancía con mayor rotación.
- Eliminarlo de los procesos administrativos: actualiza tus sistemas (ERP y WMS, plataformas de venta, catálogos) para evitar que se sigan generando órdenes de compra o venta sobre estos artículos. Es importante cerrar el ciclo administrativo del producto obsoleto.
- Revaluar financieramente: ajusta el valor contable del inventario. Esto puede implicar registrar su depreciación o directamente darlo de baja. Así se reflejará correctamente en los estados financieros y se evitará una sobrevaloración de activos.
- Implementar estrategias de salida: antes de desechar el producto, evalúa si es posible recuperar parte de su valor. Algunas estrategias incluyen:
- Descuentos y promociones para agotar stock rápidamente.
- Bundles o paquetes que combinen productos obsoletos con otros de mayor rotación.
- Canales alternativos como outlets, marketplaces secundarios o empresas especializadas en liquidación.
- Reaprovechamiento o reciclaje, si los productos o sus componentes pueden tener otro uso.
- Reposicionamiento comercial, cambiando el canal o incluso la marca del producto.
- Donaciones, que además de liberar espacio, pueden generar beneficios fiscales y fortalecer la imagen de la empresa.
- Desecho responsable, como última opción si no existe alternativa viable.
Evita tener un inventario obsoleto y aumenta la rentabilidad y competitividad de tu empresa
Permitir la acumulación del inventario ralentiza tus operaciones, consume recursos y dificulta la toma de decisiones. Prevenir el inventario obsoleto es, más que una tarea de limpieza, una disciplina estratégica que impacta directamente en la rentabilidad y la competitividad de cualquier empresa.
En esta actualidad tan cambiante y de tiempos tan exigentes la tecnología es tu mejor aliado para prevenir problemas como estos. Por eso contar con herramientas como nuestro WMS es ideal para tener mayor trazabilidad de cada producto y obtener datos clave que facilitan la toma de decisiones para tu gestión de almacenes.
En SKU Logistics te ayudamos a mejorar la eficiencia operativa de tu empresa mediante soluciones tecnológicas a la medida. Si quieres transformar tu logística y decirle adiós al inventario obsoleto, contáctanos, estamos listos para acompañarte.
Te invitamos a seguirnos en Instagram y a suscribirte a nuestro canal de YouTube para más tips en logística y novedades de la industria.