Si has entrado a tu almacén y has sentido que el desorden se apodera del lugar, entonces este artículo es para ti. Un almacén desordenado no solo afecta la estética, sino también la productividad y la seguridad.
Si quieres traer orden al caos que reina en tu almacén desordenado, sigue leyendo para explorar las desventajas de mantener este espacio logístico poco organizado y cómo puedes transformarlo en un centro de operaciones eficiente.
Desventajas de tener un almacén desordenado
Un almacén desordenado es el reflejo de una logística improductiva —y viceversa—, este presenta diversas desventajas que tienen un impacto negativo sobre los resultados de tu empresa, veamos cuáles son:
- Ineficiencia operativa: se pierde mucho tiempo buscando pasillos, recorriendo pasillos y enfrentando diversos obstáculos inesperados. Cada minuto que se pierde afecta la productividad e ingresos de la empresa.
- Aumento del riesgo de accidentes: no solo pueden causar lesiones a los empleados, sino que podría producir incendios u otros accidentes graves cuya consecuencia puede ser la pérdida total del inventario, así como dañar infraestructuras aledañas.
- Más errores en pedidos: lo normal si los productos se confunden fácilmente y los números de lote se mezclan, entregando así un pedido incorrecto al cliente.
- Dificultad para identificar problemas en el almacén: cuando está todo desorganizado es casi una misión imposible detectar dónde están los cuellos de botella, cuáles son los productos próximos a caducar o si hay una mala ubicación y gestión de productos con requerimientos específicos.
¿Tienes un almacén desordenado? 9 señales que puedes identificar
Muchas veces lo que para alguien puede estar en completo orden, para otro puede ser todo un caos. Si hasta ahora tus procesos han funcionado con pocas dificultades pero hay algunos aspectos que no dejan que tu gestión de almacén esté al 100%, es posible que tengas un almacén desordenado.
Si quieres alcanzar la eficiencia operativa que tanto buscas, el primer paso para recuperar el control y crear un entorno más eficiente y agradable es identificar las señales de un almacén desordenado. Te presentamos las siguientes:
- Diseño inadecuado o inexistente del layout del almacén: el layout del almacén es un básico para lograr una gestión logística eficiente. Si te cuesta encontrar los productos para los pedidos es posible que tengas un mal diseño del mapeo del almacén o que sea inexistente.
- Rotura de stock: si normalmente sueles quedarte sin stock de un producto determinado y no puedes satisfacer la demanda de tus clientes, la causa puede ser un almacén desordenado. Precisamente por la dificultad para ubicar e identificar fácilmente los productos almacenados.
- Sobrestock: si por el contrario tienes mucha mercancía sin vender, puede que estés adquiriendo una cantidad de productos por encima de la demanda. Este exceso causa un inventario inmovilizado cuya consecuencia son los costos de almacenaje innecesariamente altos.
- Mala gestión de los recursos humanos: en un almacén desorganizado las tareas del equipo podrían estarse solapando o podría haber un desajuste en las cargas de trabajo.
- Pedidos con errores o fuera de plazo: si notas que últimamente estás presentando muchos errores o retrasos en los pedidos es posible que una de las causas sea un almacén desordenado. Esto se debe a que la falta de conocimiento de la ubicación precisa de un producto genera este tipo de incidentes, teniendo como consecuencia clientes insatisfechos.
- Cuellos de botella en los procesos de recepción y expedición: en relación con el punto anterior, debido al desorden en el almacén y a la dificultad de ubicar los productos, los procesos de picking y preparación de pedidos pueden entorpecerse. Una buena planificación y asignación de tareas ayuda a evitar estos inconvenientes.
- Fallas en la asignación de rotación de producto: un almacén desordenado dificulta hacer un seguimiento adecuado de las referencias de cada producto. Esto hace casi imposible la asignación de la rotación de los productos.
- Inventario fantasma: si en tu inventario no coinciden las existencias y sueles ofrecer productos que sin existencias, es síntoma de que tienes un almacén desordenado.
- Incidencia alta en accidentes: la falta de señalización y de condiciones inadecuadas para el almacenamiento de los productos es la causa principal de accidentes en el almacén.
Orden dentro del desorden: sistema de clasificación ABC para un almacén desordenado
Hay muchas maneras de solucionar el problema de un almacén desordenado que veremos en breve. Sin embargo, uno de los sistemas más comunes para darle un poco de orden a un almacén desorganizado es el sistema de clasificación ABC.
Este sistema consiste en organizar los productos según su nivel de rotación. La A representa los productos que tienen un 60% de rotación, la B los que tienen entre 30% y 50% y la C con una rotación baja del 10%.
De esta manera, aunque no cuentes con un layout del almacén adecuado o con una solución tecnológica que facilite el proceso de categorizar y monitorizar, puedes contar con una noción básica de tus existencias sin que se produzcan roturas de stock o incluso sobrestock.
Y aunque es una solución simple y práctica, no es recomendable establecerla como una norma, ya que deberías implementar otras acciones complementarias en la estrategia de gestión de almacenes.
¿Cómo evitar tener un almacén desordenado? 7 acciones a implementar en tu gestión de almacenes
Con estas estrategias tu almacén estará mucho mejor organizado y comenzarás a notar un mejor rendimiento de tus operaciones. Veamos cuáles son:
- Planifica y diseña un buen layout del almacén: el layout debe crearse con suficiente espacio para ser aprovechado al máximo, con un buen sistema de etiquetado y rutas eficientes.
- Organiza el stock por demanda y rotación: el sistema ABC puede ser particularmente útil como base de esta organización, sin embargo, esto debe compaginarse con datos como los porcentajes de demanda de ciertos artículos —que además pueden variar según fechas especiales y la estación o temporada del año—.
- Etiqueta los artículos de manera correcta: utiliza códigos de barra o etiquetas RFID (Radio Frequency Identification) para un etiquetado eficiente de tus artículos. Esto puede facilitar el uso de tecnologías como drones para la gestión de almacén, que agilizan las operaciones de inventario.
- Establece procedimientos de seguridad: estos protocolos dependen del tipo de productos que gestiones, lo importante es definirlos de forma adecuada para salvaguardar la seguridad de, no sólo los productos, sino también del equipo y del almacén.
- Implementa estrategias para optimizar procesos y recursos: una de las estrategias destacadas es el cross docking en logística, la cual es ideal para optimizar los procesos de distribución que garantiza la eficiencia y la satisfacción del cliente.
- Define espacios adecuados para cada producto: algunos artículos requieren ser almacenados bajo temperaturas o condiciones específicas para mantener su calidad. Al organizar tu almacén desordenado, este es uno de los pasos fundamentales para evitar la pérdida de productos.
- Utiliza un WMS: la mejor manera de mantener el orden en tu almacén es hacerle seguimiento constante con herramientas tecnológicas como un software para la gestión de almacenes (WMS). Este permite monitoreo en tiempo real del almacén, así como una actualización automática de datos sobre el inventario y otras métricas fundamentales para las operaciones del almacén.
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