La recepción de mercancía en el almacén es mucho más que un simple trámite: es el momento crítico donde la eficiencia logística se pone a prueba. Desde la verificación de pedidos hasta la gestión de incidencias, este proceso determina la fluidez de las operaciones posteriores y la satisfacción del cliente.
En una industria donde la velocidad y la precisión son claves, optimizar la recepción de mercancía en el almacén no es una opción, sino una necesidad. Su objetivo es asegurar que cada producto llegue en las condiciones correctas, en el tiempo adecuado y con la documentación en regla.
¿Qué es el proceso de recepción de mercancías en el almacén y por qué es importante?
La recepción de mercancía es el primer eslabón en la gestión del almacén, donde se reciben, inspeccionan y registran los productos entregados por proveedores o transportistas. Este paso no solo marca el inicio del ciclo logístico, sino que también sienta las bases para una operación fluida y libre de errores.
Su importancia radica en la garantía de un inventario preciso, sin faltantes ni excesos, en un mínimo de retrasos, reducción de costos y en más clientes satisfechos.
¿Cuáles son las fases principales de la recepción de mercancías?
La recepción de mercancía no se limita solo a aceptar pedidos, sino de ejecutar meticulosamente una secuencia de acciones en pro de mantener la fluidez de las operaciones posteriores.
Una recepción mal gestionada puede desencadenar un efecto dominó en acciones mal ejecutadas con costosas consecuencias. En cambio, cuando el proceso está bien estructurado, se convierte en el pilar de un almacén eficiente. Estas son las fases que lo conforman:
1. Coordinación y planificación
La recepción comienza antes de la llegada del camión, esta fase es la base de todo el proceso y consiste en gestionar las citas y los horarios de entrega y descarga, preparar los recursos como el personal, los equipos y la zona debidamente señalizada. Igualmente conviene hacer una revisión previas de los documentos necesarios para verificar la recepción.
2. Ingreso, descarga y entrega
Al llegar el transporte con la mercancía se debe revisar la orden de compra con la nota de entrega del conductor. Al momento de descargar la mercancía se deben emplear los equipos adecuados para cada tipo de producto, además conviene organizar los productos según su nivel de prioridad.
Por ejemplo, si hay una zona establecida para el cross docking, es necesario enviar los productos de alta rotación directamente a preparación para evitar la doble manipulación.
3. Verificación, inspección y control de calidad
La fase que exige más rigurosidad por la diferencia que marcan los detalles en el proceso. En esta etapa se deben contabilizar los productos recibidos con técnicas precisas según su clasificación. Si son pedidos pequeños o productos de alto valor se recomienda hacer un conteo completo. Si en cambio son pedidos de mayor volumen, una muestra estadística es ideal.
En el caso de la inspección de calidad, se debe chequear la temperatura y caducidad de los productos perecederos como alimentos y también medicamentos.
4. Trazabilidad de los productos mediante la documentación y actualización de registros
En este punto del proceso de recepción de mercancías en el almacén se requiere el uso de herramientas tecnológicas que faciliten las tareas. La digitalización es clave en la logística y en la cadena de suministro porque optimiza actividades como la validación de datos y documentos de manera segura y en tiempo real.
5. Etiquetado y almacenamiento
Aquí se prepara todo lo necesario para el almacenamiento eficiente de los productos: se etiquetan los productos con los datos requeridos (SKU o código, lote, caducidad y ubicación de destino) usando materiales resistentes a condiciones adversas (como la temperatura y la humedad).
Idealmente los productos se organizan según su frecuencia de rotación siguiendo lo establecido en el layout del almacén.
6. Cierre del proceso: comunicación y resolución de problemas
Levantar un informe para los departamentos pertinentes sobre la disponibilidad o eventualidades con productos. De haber alguna discrepancia entre el pedido y la recepción de mercancía se inicia el proceso de resolución siguiendo los protocolos previamente establecidos.
6 puntos clave para optimizar la recepción de mercancía en el almacén
De acuerdo con una encuesta realizada por Gartner, en 2022 sólo el 24% de las empresas contaba con una gestión integral digitalizada de sus operaciones logísticas. Tal brecha subraya la importancia estratégica de implementar la digitalización de los procesos logísticos para facilitar ciertas tareas.
Esta es una de las seis claves para optimizar la recepción de mercancía en el almacén que desarrollamos a continuación:
Planificación previa del proceso
Tal como mencionamos en la sección anterior, la planificación es la base de todo el proceso. De ello depende que todas las fases se cumplan de manera fluida y eficientemente. En ocasiones los retrasos de los pedidos tienen su origen en una mala planificación. En este punto es necesario:
- Verificar que el área de recepción esté limpia, organizada y que cuente con todo el equipo necesario.
- Planificar las horas de entrega con los proveedores y su cumplimiento por parte de la empresa que presta el servicio, de esta manera se evitan muchas incidencias.
- Coordinar la gestión del transporte y del almacén, proporcionar la información necesaria al transportista como el tipo de vehículo, ubicación de la instalación, instrucciones de acceso y otros requerimientos adicionales.
Verificación de la eficiencia en el proceso de recepción
Para que la recepción esté bien estructurada se deben comparar documentos como las órdenes de compra, identificar la calidad de los productos recibidos y hacer un conteo preciso de las cantidades. Es muy importante también realizar un proceso completo de etiquetado y registro usando códigos de barras o RFID para garantizar la trazabilidad de los productos.
Luego se clasifican y ubicarlos en su lugar específico asignando las ubicaciones específicas para permitir un acceso rápido y agilizar el picking, igualmente se debe garantizar que las condiciones. Por último, es necesario actualizar los registros del inventario para señalar la recepción de la mercancía en el almacén y así mantener el inventario al día.
Automatización para agilizar procesos
La tecnología es una pieza fundamental para optimizar la comunicación entre los transportistas y el almacén. El uso de herramientas tecnológicas como un software WMS permite actualizar el inventario en tiempo real, facilitando la captura de datos a la vez que se reducen errores humanos como el mal conteo de la mercancía.
Si tu objetivo es ejecutar operaciones logísticas de manera eficiente y brindar un servicio al cliente de calidad, la digitalización es el factor clave que marcará la diferencia.
Comunicación fluida con proveedores y transportistas
Una comunicación efectiva entre almacén, proveedores y transportistas previene errores, por ello es fundamental favorecer una comunicación fluida entre los transportistas y operadores de almacén a través de los canales establecidos.
Gestión del personal, proveedores y transportistas
Como ya hemos comentado en publicaciones anteriores, es importante capacitar al equipo con respecto a los procedimientos, manejo de los productos y uso de herramientas tecnológicas.
Aplica estrategias para aumentar la tasa de retención de conductores y elige proveedores de calidad para tu empresa. De ambos actores depende la calidad del servicio ya que influyen en los tiempos de entrega y calidad de los productos.
Mejora continua con KPI
La clave del éxito logístico radica en la evaluación de forma regular mediante el análisis de KPI logísticos para medir la eficiencia y eficacia de los procesos, puesto que de esta manera se pueden identificar áreas de mejora.
Los indicadores funcionan como un termómetro del almacén revelando el rendimiento real de cada operación, cuellos de botella ocultos y las oportunidades de optimización no aprovechadas.
La tecnología como factor clave en la recepción de mercancías en el almacén
En la industria logística la tecnología se ha convertido en una gran ventaja competitiva que cubre todas las fases de la cadena de suministro. La recepción de mercancía en el almacén es el momento crítico, donde comienza el viaje de los productos, es un proceso que ya no puede depender de procesos manuales o sistemas obsoletos.
Contar con herramientas como un WMS es una necesidad para brindar un servicio de calidad. En SKU Logistics contamos con una solución en la nube que permite sincronizar datos y tener visibilidad en tiempo real de las operaciones de almacén. Contáctanos para descubrir los beneficios de implementarlo en tu empresa.
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