Si eres un empresario o trabajas en el área de logística, sabes lo importante que es mantener un control preciso de tu inventario. La gestión de inventarios es un aspecto crítico de cualquier negocio de logística, y su correcto manejo puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. En este sentido, el recuento de inventario se convierte en una herramienta clave para garantizar una gestión efectiva y eficiente de tus existencias.
Pero, ¿qué es el recuento de inventario exactamente? Este proceso —también conocido como inventario físico, conteo de inventario, recuento de stock o auditoría de inventario— consiste en verificar la cantidad de productos que hay en tu almacén o centro de distribución en un momento determinado.
No sólo implica contar la cantidad de productos en stock, sino también revisar su calidad, su ubicación y su estado general. Si quieres asegurarte de tener una gestión de inventarios efectiva y rentable, en nuestro artículo descubrirás todo lo que debes saber sobre el recuento de inventarios. ¡Sigue leyendo!
¿Por qué hacer un recuento de inventario en tu empresa? 5 beneficios que debes conocer
Realizar un recuento de inventario puede ser una tarea laboriosa, ya que este implica el conteo individual de todas las existencias que se encuentran en el almacén. Sin embargo, todo trabajo arduo tiene un gran resultado final, estos son cinco de los beneficios que le aporta el recuento de inventario a tu empresa:
Mejora la precisión de los registros de inventario
Al hacer un recuento de inventario, se pueden detectar las discrepancias entre los registros y la cantidad de productos reales en el almacén. Esto permite corregir los registros y mejorar la precisión de los mismos, lo que a su vez facilita la gestión del inventario.
Permite identificar posibles problemas para corregirlos
El proceso de recuento de inventario es ideal para identificar problemas en el almacén como productos dañados, extraviados o robados. De esta manera se pueden tomar medidas para corregir estos problemas y evitar futuras pérdidas de inventario.
Tener esta base es ideal para conocer el estatus actual de tus mercancías, un dato fundamental que nos llevará al siguiente beneficio en la lista.
Optimiza la planificación de compras y reposiciones de inventario
Ya sabes cuánto nos gusta hablar en SKU Logistics de la reducción de inventarios, una práctica que consideramos el arte de la logística. Cuando se hace un recuento de inventario puedes conocer la cantidad real de productos disponibles, lo cual se traduce en una mejor planificación de nuestras compras.
El objetivo de la gestión de inventarios no solo es comprar menos mercancía, sino la adquisición inteligente de las existencias. Por ello el recuento de inventarios es una herramienta clave para una planificación eficiente de la demanda. Esto se traduce en una gestión más eficiente y rentable.
Aumenta la rentabilidad y eficiencia en la gestión de inventario
En consecuencia del punto anterior, al mejorar la precisión de los registros y la planificación de compras y reposiciones, se logra una gestión de inventario más eficiente y rentable. Además, se puede reducir la cantidad de tiempo y recursos necesarios para administrar el inventario.
Facilita estar al día con el cumplimiento de los requisitos legales y contables
En muchos países, las empresas están obligadas por ley a realizar un recuento de inventario al menos una vez al año. Además, un recuento de inventario preciso y actualizado es necesario para presentar estados financieros precisos y cumplir con las obligaciones contables.
De hecho, el recuento del inventario tiene un impacto contable importante en el balance y resultados de la empresa.Entre las implicaciones fiscales que tiene podemos destacar:
- Permiten ajustar el valor de los inventarios en los estados financieros: esto implica reconocer las pérdidas por deterioro, obsolescencia o faltantes de inventario, así como las ganancias o pérdidas por variaciones en el tipo de cambio o en los precios de mercado.
- Facilitan el cálculo del costo de ventas y margen bruto: ambos son indicadores clave para medir la rentabilidad y la eficiencia de la entidad. También ayudan a determinar el impuesto a la renta y el impuesto al valor agregado (IVA) que corresponde pagar por las operaciones realizadas con los inventarios.
- Sirven como herramienta para el control interno y auditoría externa: permiten verificar la integridad y la exactitud de los registros contables y los sistemas de información. Además sirven como evidencia para sustentar la razonabilidad y la fiabilidad de los estados financieros ante terceros, como accionistas, acreedores, clientes, proveedores y entes reguladores.
¿Cómo hacer un recuento de inventario? Te dejamos estas recomendaciones
Ahora que ya conoces todos los beneficios que obtiene tu empresa del recuento del inventario querrás saber cómo ponerte manos a la obra para implementarlo en tu negocio. Realizar un recuento de inventario adecuadamente puede evitar pérdidas, errores y problemas contables y logísticos. En este sentido, te presentamos algunas recomendaciones para hacer un recuento exitoso:
¿Qué hacer antes del inventario?
Antes de comenzar el recuento de inventario, planificar el recuento con antelación, definiendo el método, el calendario, el equipo y los materiales necesarios. Además, es importante conocer bien el área y los tipos de productos a inventariar.
También es necesario comprender los procesos de entrada, movimiento y salida de inventarios, trazabilidad y sistemas de gestión. Identificar los riesgos inherentes y de control es fundamental para garantizar la calidad y la precisión del inventario.
Finalmente, se debe preparar el almacén para el recuento, limpiando y ordenando las zonas a contar, etiquetando los productos y las ubicaciones, bloqueando las entradas y salidas de mercancía y cerrando las operaciones pendientes.
El centro de todo: ¿Qué hacer durante el recuento de inventario?
Para llevar a cabo un recuento de inventario efectivo, es necesario ejecutar ciertas actividades de control y administrativas. Por ejemplo: es recomendable designar a un coordinador del proceso y a una persona que apoye respondiendo dudas sobre el conteo.
Igualmente es importante nombrar a otra persona que recopile los resultados en caso de no contar con herramientas como un lector de código de barras. Para evitar esto recomendamos ampliamente apoyarse en un software para el control de inventarios, así puedes automatizar y agilizar tareas para hacer el proceso más eficiente.
Otra recomendación importante es iniciar el conteo a la misma hora y frenar el movimiento de inventario durante el proceso. Igualmente, se deben realizar pruebas de conteo y comparar los conteos entre los equipos para verificar la precisión del inventario. Evita las comunicaciones entre los equipos de conteo y comienza por rutas separadas para minimizar errores.
Si hiciste el recuento de inventario con la ayuda de un software, te recomendamos comparar los resultados del equipo de conteo con los del sistema para registrar las diferencias encontradas.
¿Qué hacer después del recuento de inventario?
Después de terminar el recuento de inventario, es importante documentar el proceso y sus resultados en un acta. Igualmente se deben identificar los sobrantes y faltantes, además de las causas detrás de esas diferencias. Estas pueden ser por mal conteo, hurto de mercancías o mal despacho, entre otras razones.
Este proceso es fundamental para poder determinar las medidas correctivas necesarias y acciones que permitirán mejorar la precisión de los registros de inventario. Estas medidas pueden ser un reajuste del stock, revisión de procesos o la capacitación del personal.
Si pudiéramos resumir en cinco pasos el proceso de recuento de inventario, estos serían los pasos a seguir:
- Planificación en función de los objetivos y necesidades de la empresa: Se debe establecer el equipo de trabajo, un calendario y los recursos necesarios para el inventario.
- Preparación: no solo se debe preparar el área de trabajo y al equipo de conteo, también se debe tener a la mano los materiales necesarios como las listas de inventario, dispositivos de escaneo y etiquetado.
- Conteo: verificación física de las existencias y comparación con las listas de inventario.
- Verificación: certificar la exactitud de los resultados y aplicar correcciones. Identificar diferencias entre los registros de inventario y resultados del conteo.
- Actualización de registros: este proceso incluye corregir las discrepancias y ajustar los niveles de inventario.
¿Cuándo es el mejor momento para hacer un recuento del inventario en tu empresa?
Por lo general, es recomendable hacer un recuento de inventario al menos una vez al año para garantizar la precisión y confiabilidad de los datos de inventario. No obstante, esto dependerá del tipo de empresa que tengas y de sus necesidades.
En algunos casos podría ser necesario hacer recuentos adicionales en momentos específicos como al final del periodo contable o antes de temporadas de ventas ocupadas como San Valentín, Black Friday o Navidad.
Existen varios tipos de recuento de inventarios según su frecuencia, además del anual, estos son otros de los más comunes:
- Recuento de inventario cíclico: en este tipo de recuento se elige una sección del inventario para contabilizar de manera periódica a lo largo del año. El inventario se divide en secciones y se realiza un recuento rotativo en cada sección. El recuento se realiza en diferentes momentos durante el año para garantizar que todo el inventario se cuente en un período determinado.
- Recuento de inventario periódico: este se realiza a intervalos específicos, por ejemplo, cada mes o cada trimestre. El recuento se realiza para verificar la exactitud de los registros y para detectar posibles errores o discrepancias.
- Recuento de inventario perpetuo: implica mantener un registro en tiempo real de las entradas y salidas de inventario. Esto permite una actualización constante de los registros de inventario y reduce la necesidad de realizar recuentos periódicos.
El recuento de inventario: una tarea tediosa pero necesaria para el éxito de tu empresa
Como has podido ver, el recuento de inventario puede ser un proceso tedioso, pero su importancia para la logística de cualquier negocio es indiscutible. Los registros de inventario precisos no solo mejoran la eficiencia en la gestión de inventario, sino que también contribuyen al cumplimiento de los requisitos legales y contables.
Además, la identificación temprana de problemas y la mejora en la planificación de compras y reposiciones de inventario pueden aumentar la rentabilidad de tu negocio.
En SKU Logistics ofrecemos soluciones de software para la gestión de inventario que pueden ayudar a simplificar y optimizar el proceso de recuento de inventario. Nuestras soluciones son personalizables y se adaptan a las necesidades específicas de tu negocio.
Pueden ayudarte a mejorar la precisión de tus registros de inventario y a aumentar la eficiencia en la gestión de inventario en general. Si estás interesado en obtener más información sobre nuestras soluciones de software de gestión de inventario, no dudes en contactarnos.
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