La gestión de almacenes es una tarea compleja que implica el control y seguimiento de múltiples procesos que se deben medir y evaluar para mantener un nivel óptimo de eficiencia de las operaciones. En este sentido, hoy revisaremos diez KPI para la gestión de almacenes que te ayudarán a alcanzar la excelencia.
Los KPI (Key Performance Indicators) son métricas que miden el desempeño de los procesos de un almacén para ayudar a identificar áreas de mejora y establecer objetivos claros y alcanzables. En logística existen diversos KPI para cada área, son herramientas esenciales, ya que brindan una visión clara del desempeño del almacén para tomar decisiones informadas.
Además ayudan a establecer un punto de referencia en diferentes lapsos de tiempo, identificar las áreas con efecto directo en los costos y la satisfacción del cliente.
¿Por qué es necesario establecer KPI de almacén para medir los procesos?
El control de procesos es fundamental en la gestión de almacenes ya que permite garantizar la calidad y eficiencia de las operaciones. Estas son algunas de las razones por las que necesitas establecer KPI para tu almacén:
- Mejorar la calidad: el control de procesos permite detectar errores y anomalías en las operaciones, lo que permite corregirlos y mejorar la calidad de los productos y servicios.
- Incrementar la eficiencia: analizar el rendimiento de los procesos y detectar áreas de mejora permite aumentar la eficiencia en la gestión del almacén.
- Reducir los costos: al identificar ineficiencias operativas del almacén se reducen costos y se optimizan los recursos disponibles.
Aunque el control de procesos es fundamental para la gestión de almacenes, existen algunos problemas comunes que pueden dificultar su implementación. Estos obstáculos pueden ser la falta de datos necesarios, la dificultad de interpretación de los datos y la falta de comunicación entre los diferentes departamentos del almacén.
¿Cómo se pueden contrarrestar estos desafíos? Implementar sistemas de registro de datos automatizados para facilitar la interpretación y detección de anomalías, emplear herramientas de análisis de datos y fomentar la comunicación entre los departamentos.
También es fundamental considerar indicadores estratégicos que ayuden a contrarrestar o a disminuir el impacto de las crisis globales como pandemias, tensiones comerciales y conflictos bélicos.
KPI estratégicos para mejorar tus operaciones de almacén a largo plazo
Entre estos indicadores destacamos la capacidad del espacio, el cual permite medir la utilización del espacio actual y la proyectada a un año considerando los planes de crecimiento y cambios en los perfiles de productos.
Otro de estos indicadores es la mezcla de embarque. Este se refiere al tipo y cantidad de pedidos que se envían desde el almacén considerando los nuevos canales de distribución y el auge del e-commerce. Para ello es necesario preguntarse cómo será la mezcla de embarque de pedidos para el siguiente año y si hay nuevos canales de distribución planteados.
Igualmente es importante medir la relación de costo entre el almacenamiento y transporte, la cual debe ser equilibrada. Por ejemplo, si la relación de costos es 3 a 1 (por cada 3 dólares de transporte a 1 dólar de almacenamiento) se debe revisar la estrategia para replantearla. En ese caso sería ideal aplicar estrategias de logística de distribución como el cross docking para ahorrar recursos y optimizar resultados.
El tipo de industria también es un indicador interesante a tomar en cuenta, ya que de él dependen diferentes factores que pueden afectar el negocio, como la crisis en la cadena de suministro y la planificación de inventario.
10 KPI para almacenes que debes medir en tu empresa
Los KPI para almacenes tienen como objetivo maximizar la eficiencia y la productividad del almacén, minimizar los costos y optimizar el servicio al cliente. Si quieres tener una gestión de almacenes eficiente, estos son 10 indicadores que debes incluir en tu estrategia:
Rotación de existencias
Este indicador mide la cantidad de veces que se vende un producto en un período determinado. Se calcula dividiendo el número de unidades vendidas por el stock medio. Una rotación elevada indica una buena gestión del inventario y una inversión bajo control, mientras que una rotación baja puede ser indicativo de un producto obsoleto o una política de compra especulativa.
Riesgo de obsolescencia
Sin dudas es un indicador que va muy de la mano con la rotación de existencias. En este caso mide el tiempo transcurrido desde el último movimiento de un producto. Si el tiempo supera un umbral determinado, se considera que el producto está en riesgo de obsolescencia. Con este indicador se pueden identificar los productos que necesitan ser eliminados o promovidos.
Porcentaje de ocupación del almacén
Se relaciona con la proporción de ubicaciones ocupadas frente a las ubicaciones disponibles. Si un almacén supera el 85% de ocupación podría tener problemas de agilidad y eficiencia. Este indicador identifica la necesidad de nuevas infraestructuras o de un rediseño de layout.
Clasificación ABC
Ayuda a categorizar los productos en función de su importancia en términos de ventas o rentabilidad. Se asigna a cada producto una letra (A, B, C, D, E) según su posición en la clasificación. Los productos de la categoría A o súper A requieren más atención y recursos que los productos de la categoría C, D o E.
Esta técnica se basa en el principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, que establece que el 80% de los resultados provienen del 20% de las causas. La clasificación ABC permite a los gerentes de inventario centrarse en los productos más importantes y dedicar más tiempo y recursos a su gestión y control.
Rendimiento en los muelles
Este indicador mide el porcentaje de tiempo que se utiliza el potencial de los muelles de carga y descarga. Se calcula dividiendo las horas de muelle utilizadas por las horas disponibles. Este indicador ayuda a planificar la carga y descarga de los productos.
Productividad en el proceso de picking
Es un indicador clave de la eficiencia de la selección y preparación de pedidos en un almacén. Esta se puede medir utilizando diferentes indicadores, como el número de líneas de picking, unidades, volumen o peso seleccionados y preparados por hora o por operario.
La elección del indicador dependerá del tipo de almacén, los productos que maneja y los objetivos específicos de la empresa. Para mejorar la productividad en el picking, se pueden implementar medidas como la optimización de los procesos, la automatización de tareas, la formación de los operarios y la mejora de la planificación de la carga de trabajo.
Eficiencia en la recepción de mercancías
Este indicador es clave de la capacidad de un almacén para procesar los productos de manera rápida y eficiente. Su medición y seguimiento permiten planificar los recursos necesarios para la recepción de pedidos y mejorar la rentabilidad del almacén.
La medición de la eficiencia en la recepción es importante porque ayuda a planificar los recursos necesarios para recibir los pedidos y garantizar que se puedan procesar de manera oportuna. Esto incluye la planificación de la carga de trabajo, la asignación de recursos y el diseño de los procesos de recepción para maximizar la eficiencia.
Cobertura
Este indicador mide el número de días que el stock actual puede satisfacer la demanda interna o externa. Se calcula dividiendo el stock actual por la tasa de salidas. Este indicador es útil para planificar la producción o la distribución.
Control de incidencias
El control de incidencias en el almacén permite identificar y darle seguimiento a problemas o incidentes que ocurren durante las operaciones diarias del almacén. Estos pueden ser roturas, errores en la preparación de pedidos, problemas de reposición o problemas administrativos.
De esta manera se pueden identificar patrones y tendencias en el comportamiento del almacén, lo que puede ser útil para la planificación y la mejora continua.
Nivel de servicio
Mide la eficacia de la entrega de productos al cliente final o a cualquier otro eslabón de la cadena de suministro. Se calcula dividiendo el número de entregas efectuadas completas, a tiempo y sin incidencias por el total de entregas.
Es uno de los indicadores más fundamentales dada la importancia del servicio al cliente en logística y al impacto que ha tenido la última milla en los últimos años.
Implementa KPI en tus almacenes para una gestión logística eficiente
La implementación de KPI en almacenes es esencial para mejorar la eficiencia y la rentabilidad de la gestión de almacenes, ya que permiten medir y monitorear el desempeño del almacén y tomar medidas para mejorarlos.
Para implementar con éxito los KPI, es importante identificar los objetivos y metas del almacén, así como seleccionar los indicadores clave de rendimiento adecuados. También se deben definir los valores de referencia para cada indicador, implementar un sistema de seguimiento y medición y tomar medidas para mejorar el rendimiento.
Si tienes dudas sobre cómo comenzar a implementar estos KPI, en SKU Logistics podemos brindarte la asesoría necesaria para mejorar tu gestión de almacenes. Además te ofrecemos diversas soluciones de software como nuestro WMS. Contáctanos para más información.
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