En 2022 la industria farmacéutica generó un aproximado de 1.500 millones de dólares, principalmente por las vacunas para el COVID-19. Cuando la salud está en juego, la logística para gestionar un almacén farmacéutico cobra vital importancia. ¿Cómo lograrlo de manera eficiente?
El crecimiento de la industria farmacéutica se ha visto impulsado por la demanda de medicamentos y tratamientos innovadores, que además se pueden obtener desde cualquier parte del mundo.
5 funciones clave de un almacén farmacéutico
El objetivo de un almacén farmacéutico es asegurar que los medicamentos lleguen a los puntos de venta y uso en óptimas condiciones. Esto es posible si se cumplen las siguientes funciones:
- Conservación de los alimentos: al igual que en la logística hospitalaria, la gestión de un almacén farmacéutico debe seguir algunas condiciones para mantener la eficacia y seguridad de los recursos. En este caso destacamos factores como la temperatura, la humedad y la luz.
- Gestión de inventarios: en un almacén farmacéutico eficiente se deben controlar las existencias de medicamentos, garantizando su disponibilidad de manera equilibrada.
- Recepción y distribución: se deben verificar y contar todos los productos recibidos, además de llevar el control de lotes y caducidades.
- Cumplimiento normativo: cada almacén debe cumplir con las normas y Buenas Prácticas de Almacenamiento y Distribución (GSP y GDP). Estos reglamentos establecen estándares mínimos para garantizar la calidad de los medicamentos.
- Trazabilidad: este aspecto es clave para el éxito de cada producto, ya que permite llevar un recorrido de los medicamentos desde su recepción hasta la distribución final.
¿Cómo lograr una gestión eficiente del almacén farmacéutico?
La gestión del almacenamiento farmacéutico es fundamental para garantizar la disponibilidad continua de medicamentos esenciales para los pacientes. El objetivo es que los tratamientos estén siempre accesibles, evitando desabastecimientos que puedan comprometer la salud de las personas.
Además, esta práctica optimiza la eficiencia operativa de la industria farmacéutica, permitiendo un uso más racional de los recursos y reduciendo las pérdidas por caducidad o deterioro de los productos.
Características que todo almacén farmacéutico eficiente debe tener
Todos los medicamentos tienen fecha de caducidad y su preservación es clave para mantener la calidad y eficacia de cada uno. Por esta razón, las características de un almacén farmacéutico tiene algunas condiciones y planificación particulares.
Los medicamentos y demás productos farmacéuticos deben disponerse en diferentes áreas con necesidades específicas, entre dispositivos médicos o medicinas, cuáles necesitan refrigeración, controles especiales o por presentación (ampollas, frascos o cajas).
Específicamente, al definir el layout del almacén farmacéutico se deben tener en cuenta las condiciones necesarias para cada producto. Como ejemplo resaltan las siguientes:
- Áreas determinadas para cada producto con condiciones específicas como temperatura, humedad o luz.
- Área para control de estupefacientes con acceso restringido, a resguardo seguro.
- Área de cuarentena para productos devueltos o vencidos.
Define el layout de tu almacén farmacéutico
Para disponer de una organización eficaz es fundamental definir el layout o el mapa de tu almacén. La manera más sencilla y efectiva es primero hacer una lista de cómo son tus procesos inherentes al almacén y definir y organizar las áreas en función de ello.
- Primero define el tamaño y volumen de tu espacio.
- Organiza los medicamentos y dispositivos médicos según sus condiciones de almacenamiento. Guíate de normas como la FEFO (First Expired, First Out) para darle prioridad a aquellos productos con fecha de caducidad próxima.
- Establece las áreas de recepción y administrativa.
- Sigue la definición de las áreas para cada producto y distribúyelos en las cajoneras o estanterías.
- Los medicamentos que se encuentren vencidos con seis o menos meses deben almacenarse en el área de cuarentena.
¿Cómo organizar el almacén farmacéutico?
Lo primero y más recomendable es hacer una evaluación de tu almacén actual y desarrollar un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) de tu gestión de almacén. De esta manera será más fácil saber cuáles son las potencialidades y limitaciones del almacén.
- Fortalezas: son las capacidades y elementos que te distinguen de la competencia. Ya sea que cuentes con un software para el seguimiento de inventarios o que tu almacén esté organizado bajo las recomendaciones de autoridades de la salud como la FDA, todo cuenta para seguir transitando ese camino.
- Oportunidades: al analizar el mercado se pueden encontrar espacios para optimizar el crecimiento del almacén. Desde expansión a nuevos mercados o nuevas líneas de productos, mejoras tecnológicas para operaciones más eficaces y seguras.
- Debilidades: estas áreas de mejora son importantes para optimizar la gestión de nuestro almacén farmacéutico. Puedes descubrir aspectos tan importantes como la falta de instalaciones adecuadas, errores en la cadena de frío o protocolos de seguridad obsoletos que deben actualizarse.
- Amenazas: todos los riesgos externos que podrían perjudicar las operaciones del almacén. Cualquier aspecto como una crisis económica, una nueva pandemia, aumento de la competencia o nuevas regulaciones deben tenerse en la mira para idear un plan de acción.
Como parte de la mejora continua, este análisis debería hacerse regularmente siempre pensando en cómo optimizar las fortalezas y qué estrategias se deben establecer para contrarrestar las debilidades y amenazas identificadas.
8 buenas prácticas a seguir para una gestión eficiente del almacén farmacéutico
El almacenamiento adecuado de productos farmacéuticos es crucial para garantizar su eficacia y seguridad. Estas son las más recomendadas:
- Utilización efectiva del espacio: el diseño del layout es un buen punto de partida y la implementación de sistemas de almacenamiento para maximizar el espacio y mantener los productos accesibles.
- Gestión precisa de inventarios: los sistemas de gestión de inventarios como un WMS permiten un seguimiento atinado del almacén. Realizar recuentos periódicos de inventario es fundamental para asegurarnos que coincidan las existencias físicas y detectar incongruencias a tiempo.
- Almacenamiento correcto según condiciones particulares: se debe garantizar que se cumplan las condiciones de almacenamiento como la temperatura, además de organizarlos por categoría.
- Documentación en regla: es muy importante tener registros detallados y actualizados de todas las actividades inherentes al almacén, así como cumplir con las normativas vigentes.
- Medidas de control de calidad: conviene implementar procedimientos de control de calidad para garantizar que los productos cumplen con los estándares de calidad antes de su distribución. Se deben realizar inspecciones regulares para identificar y corregir posibles errores que comprometan la calidad.
- Equipos adecuados para la gestión eficiente: los sistemas automatizados y equipos facilitan la manipulación y almacenamiento de los productos.
- Establecer protocolos de seguridad: estos permiten proteger los productos y el almacén, no solo de posibles robos, sino también de posibles contaminaciones o accidentes por mal manejo de sustancias.
- Desarrollo y entrenamiento continuo: la formación del personal es crucial para el buen manejo del almacén. Siempre deben estar actualizados con nuevas tecnologías, estrategias y conocimientos sobre la gestión del almacén farmacéutico.
Logística inversa, un punto clave en la gestión de un almacén farmacéutico
La logística inversa en un almacén farmacéutico se enfoca en dos objetivos principales: devoluciones y residuos. Este proceso es crucial para recuperar y desechar medicamentos caducados o no vendidos, y requiere una red logística distinta con nuevas instalaciones y colaboradores.
Tiene los siguientes requisitos clave para que su gestión sea eficaz:
- Garantizar que los medicamentos devueltos mantengan su calidad.
- Seguir procedimientos rigurosos para la recolección, trazabilidad y eliminación adecuada de los medicamentos. Ideal contar con la dirección técnica de un farmacéutico para el manejo de residuos peligrosos y devoluciones.
- Implementar métodos seguros de eliminación, como la incineración controlada, para evitar la contaminación.
- Optimizar los procesos de distribución tradicionales para minimizar costos y tiempos.
- Utilizar herramientas de analítica para diseñar y planificar la red logística inversa de manera eficiente.
El WMS, la herramienta esencial para la gestión eficiente del almacén farmacéutico
La gestión eficiente de un almacén farmacéutico es crucial para garantizar la trazabilidad, el control de calidad y el cumplimiento normativo. SKU Logistics cuenta con un WMS ideal para este propósito, proporcionando una solución en la nube que optimiza las operaciones de tu almacén.
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