El almacén solía interpretarse como un simple depósito, pero esa visión ha quedado atrás. La gestión de almacenes es un sistema vivo en el que se diseñan procesos y estrategias para que el flujo de los productos sea impecable. Por ello es clave reducir errores en el almacén para evitar cuellos de botella y aumentar la eficiencia de las operaciones.
A pesar de que esto es un nodo estratégico donde la empresa gana o pierde ventajas competitivas, la realidad es que para muchas compañías es un reto constante, ya que no rastrean su inventario o dependen de métodos manuales.
Reducir los errores en el almacén impacta directamente sobre la rentabilidad y la confianza de tus clientes. Este objetivo se puede alcanzar aplicando diferentes estrategias que aumentan la visibilidad de las operaciones. Sigue leyendo para saber cuáles son.
¿Qué tipo de errores se cometen en el almacén? Ejemplos prácticos
Veamos el siguiente caso. Has enviado una mercancía a destinos incorrectos por guías que se procesaron manualmente. No solo se genera una gran decepción en el cliente, sino que se genera un doble gasto en transporte.
Otro error que se comete es tener facturas con descripciones incompletas que impiden la nacionalización de mercancía. Esto ocasiona que el producto se quede atrapado en aduanas, generando costos que aumentan cada día.
¿Cómo se originan y por qué se deben reducir los errores en el almacén?
En logística los errores rara vez son accidentes aislados. Casi siempre son síntomas de algo más profundo. Si sientes que el caos está ganando terreno, es probable que se deba a uno de estos cuatro pilares que sostienen o hunden tu operación:
- Factor humano: a pesar de ser nuestro recurso más valioso, es también nuestra mayor fuente de imprecisión. Sin la capacitación adecuada, los registros incorrectos y las omisiones en los conteos se vuelven el pan de cada día.
- Factor tecnológico: la falta de herramientas tecnológicas que automatizan tareas no permite seguirle el ritmo a la velocidad del mercado actual.
- Factor procesal: sin procesos estandarizados cada quien trabaja a su manera y esta falta de uniformidad genera inconsistencias que perjudican la base de datos.
- Factor de datos: lo que no se mide, no se puede mejorar. De manera que si no se definen indicadores de rendimiento o KPI no podemos conocer qué necesita corregirse para optimizar las operaciones, ni tampoco saber qué está funcionando. Aunque se trate de pequeños errores, pueden acumularse con el tiempo hasta que la situación se vuelve crítica.
Reducir los errores en el almacén no es únicamente cuestión de orden, sino de supervivencia empresarial. Un solo error en la recepción de mercancía puede desencadenar un problema de mayores dimensiones que impacten sobre todo el proceso logístico.
5 causas que generan caos en el almacén
Un almacén desordenado es el reflejo de una logística improductiva que afecta desde la materia prima hasta el producto terminado. Para recuperar el control y reducir los errores en el almacén, es necesario identificar qué es lo que está generando y alimentando ese caos.
Estas son cinco causas principales que estarían haciendo improductiva tu gestión de almacenes:
Exceso de confianza en los procesos manuales y falta de soluciones tecnológicas
Es un clásico depender de planillas de Excel o anotaciones en papel, pero por muy tradicional que sea, hoy en día es una decisión de alto riesgo. Los métodos manuales son la fuente número uno de errores humanos y datos incompletos. La información estática no puede responder a una industria como la logística que está en constante cambio.
Falta de personal capacitado
El mejor equipo con la mejor tecnología puede fallar si no tiene una guía clara o si no está actualizado con las tendencias y estrategias que dominan el mercado. La falta de capacitación produce registros incorrectos y manipulación inadecuada.
Comunicación deficiente entre departamentos
Este es uno de los factores más críticos en el mundo de la logística. La relación entre la cadena de suministros y el área comercial requiere una comunicación óptima si se quiere alcanzar el objetivo de tener clientes satisfechos.
Una buena comunicación entre departamentos es fundamental, ya que muchas áreas no pueden existir sin la otra, como el caso del área comercial y el área de logística, ya que, sin ventas no hay clientes y sin la cadena de suministros no hay productos para vender.
Falta de visibilidad e inexactitud del inventario
Una de las principales soluciones para reducir los errores en el almacén es la visibilidad de las operaciones. Sin ella, los datos sobre la ubicación y estatus del inventario son inexactos.
La exactitud del inventario es un pilar fundamental de la logística, ya que permite tener un almacén con existencias que coincidan con los registros contables.
De hecho, es uno de los Key Performance Indicators (KPI) clave de la gestión de inventarios, porque el desorden físico que genera hace que los productos se pierdan en el proceso de picking, entorpeciendo la cadena operativa, cuya consecuencia es una mala experiencia del cliente.
Fallas en la documentación y auditoría
Entre los errores frecuentes de la gestión logística podemos encontrar el mal procesamiento de las guías y la no revisión de la documentación o facturas comerciales. Estos pueden traer consecuencias negativas para la empresa como hacer un envío al destino equivocado e incluso frenar la nacionalización de la mercancía.
Estrategias para reducir los errores en el almacén y optimizar tus operaciones
Si lograste identificar algunos de estos errores en tu gestión de almacenes, que no cunda el miedo. La idea no es querer arreglarlo todo en un solo paso, eso solo te abrumará y no te hará operar estratégicamente. El éxito radica en un enfoque multidisciplinario que combine metodología, talento y tecnología. Estas son algunas recomendaciones:
Inteligencia en el inventario
Un inventario organizado comienza por un buen diseño del layout del almacén. Cada producto tiene que almacenarse siguiendo una lógica. En algunos casos es por criterios de tránsito, otros por temperatura.
Existen diferentes métodos de almacenamiento, como el ABC. Este consiste en ubicar la mercancía según su nivel de prioridad de rotación, A para la de alta rotación, B para la de media y C para la de baja rotación.
El diseño del almacén debe responder a estrategias de rotación de inventario como FIFO (First In First Out), por ejemplo, ideal para productos tecnológicos o perecederos.
Ejecuta conteos cíclicos de inventario
Imagínate hacer un recuento de inventario una vez al año, sería sumamente ineficiente y casi imposible. Para tener un inventario más preciso, es recomendable hacer recuento o conteo de inventario varias veces al año, más pequeñas y por zonas. Así puedes detectar diferencias en el almacén en tiempo real sin tener que frenar ventas.
Utiliza herramientas tecnológicas para facilitar tareas
La tecnología es el mejor aliado de la logística y, combinado con el factor humano son la tríada perfecta para la eficiencia operativa. La precisión se logra utilizando herramientas que faciliten procesos sin errores. Soluciones como un Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) ayudan a centralizar datos, a automatizar el picking y brinda visibilidad total.
El uso de códigos de barras y de etiquetas RFID o de identificación por radiofrecuencia es ideal para mejorar la identificación y registro de productos. Igualmente, el internet de las cosas (IoT) y el uso de sensores también son ideales para rastrear productos como alimentos o fármacos que necesitan sensores de humedad y temperatura.
Mantén limpio y ordenado tu almacén
Los almacenes limpios son eficientes, más allá de verse estéticamente bien, aumenta la seguridad y la productividad. Cuando los productos están ubicados y codificados, la tarea del personal ya no es buscar la mercancía, sino simplemente entrar y encontrarla rápidamente. Para tener un almacén ordenado se recomienda la metodología 5S: Clasificación, orden, limpieza, estandarización y disciplina.
Aplica estrategias de mejora continua
La mejora continua es una filosofía que busca corregir errores o procesos ineficientes sobre la marcha. Para ello es necesario definir KPI para la gestión de almacenes como la productividad en el proceso de picking o la eficiencia en la recepción de mercancías, por mencionar algunas.
Reducir errores en el almacén: una decisión estratégica para optimizar las operaciones de tu empresa
Pasar del caos a la eficiencia no sucede de la noche a la mañana, pero el primer paso es aceptar que los métodos que ayer funcionaban, hoy ya no son suficientes para los retos de la industria. Reducir los errores del almacén va más allá de una meta operativa, es el camino para transformar tu logística.
La tecnología es el principal aliado para optimizar la gestión de almacenes y en SKU Logistics te ofrecemos un WMS que es la herramienta que necesitas para eliminar errores humanos y darle visibilidad a tus operaciones en tiempo real.
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