Tener un almacén y una buena gestión es fundamental si quieres optimizar la logística de tu empresa y tu cadena de suministros. Un almacén tiene como objetivo principal controlar, proteger, informar e identificar los productos, así como registrar su tránsito por la empresa. Esto ayuda a evitar retrasos en el suministro y, por ende, eleva la satisfacción del cliente final. ¿Cuáles son las funciones de un almacén en logística? Te lo explicamos en nuestro artículo.
Las funciones de un almacén en logística son diversas y esenciales para el correcto funcionamiento de la cadena de suministro. Entre ellas se encuentran la recepción, el almacenamiento, la conservación, el control y la expedición de mercancías y productos —sobre las cuales hablaremos en breve—. Cada almacén debe estar bajo la responsabilidad de un encargado del área para garantizar la fiel custodia de los materiales o productos.
6 funciones de un almacén en logística que debes conocer
Las funciones del almacén en logística pueden ser más o menos específicas según las tareas y procesos de tu empresa, pero a grandes rasgos estas son las más comunes:
- Recepción de mercancías: en un almacén se deben recibir y descargar las mercancías que llegan, verificar que la orden sea correcta y esté en buen estado, además de registrarla en el sistema de gestión de inventarios.
- Almacenamiento: una vez recibidas las mercancías, estas deben resguardarse de manera correcta y segura. Se deben cumplir las condiciones de almacenamiento para mantener su calidad, lo cual nos lleva a nuestro siguiente punto.
- Control de calidad: una de las funciones del almacén en logística es verificar que las mercancías estén en buen estado, al igual que los embalajes, la temperatura y humedad del depósito.
- Gestión de inventario: el almacén permite llevar un control de inventario haciendo un seguimiento constante de las existencias de los productos, esto ayuda a planificar la demanda y a reducir el inventario.
- Preparación de pedidos: uno de los pasos fundamentales dentro de la logística de pedidos es la selección, organización y embalaje de los productos solicitados. Aquí es clave un almacén bien gestionado para evitar errores en pedidos y para que lleguen en perfecto estado.
- Despacho de los productos: una buena gestión de almacenes facilitará la carga de los pedidos en los transportes destinados para la entrega luego de prepararlos, embalarlos y etiquetarlos y comprobar que cumplan con la documentación necesaria.
¿Cómo se distribuyen las funciones en un almacén en logística? Estas son las zonas definidas
Todas estas funciones se pueden distribuir en zonas especializadas y destinadas a las tareas que cada área debe realizar. Las podemos clasificar de la siguiente manera:
- Área de recepción y oficinas: centrada en labores administrativas de la logística, generalmente se encargan de todo el papeleo de recepción y la documentación de la empresa.
- Zona o área de almacenamiento: es donde se ubican las mercancías en subzonas clasificadas por sus características. Un ejemplo puede ser la subzona de mercancía devuelta o materias primas que requieren de condiciones especiales.
- Zona de paso: es donde circulan los operarios y las máquinas de la empresa, quienes se encargan de movilizar y recoger la mercancía del almacén.
- Área de preparación de pedidos y zona de salida: ambas zonas están ligadas a la parte final de la logística de pedidos. Como su nombre lo indica, en estas áreas se encargan de procesar los pedidos y tenerlos listos para su envío.
¿Y cómo se distribuyen estas zonas? Lo primero es trazar un mapa de la distribución del inventario para planificar la forma en que se ubicarán los productos en las diversas zonas. La mejor manera de hacerlo es diseñando el layout del almacén, tema sobre el cual dedicamos un artículo completo en nuestra página.
Una de las maneras de organizar correctamente tu inventario es utilizando una nomenclatura SKU (Stock Keeping Unit). Se trata de un código alfanumérico que sirve para identificar y ubicar cada producto en un catálogo de inventario. Este código puede facilitar el seguimiento y control de los productos, ya que permite chequear rápidamente cuáles unidades están disponibles en almacén y cuáles necesitan reemplazo.
Además de identificar y facilitar el control del inventario, otras tareas que facilita un código SKU dentro del almacén son el análisis de ventas y la optimización de espacio.
Diferentes objetivos, diferentes tipos de almacén
En logística, existen varios tipos de almacenes que se pueden clasificar según su función en la cadena logística, las mercancías, el grado de mecanización del material almacenado, el recinto del almacén o la función logística de dicho espacio. Algunos de los tipos más comunes incluyen:
- Producción o de materias primas: aquí se guarda la mercancía sin procesar que abastecerá a las líneas de producción.
- Distribución: en este tipo de almacén se resguardan los productos terminados, listos para ser entregados al cliente.
- De tránsito: aquí se clasifican los productos según su frecuencia de rotación, alta, media o baja.
- Consolidación: su objetivo es facilitar la recepción de pedidos de otros centros logísticos para facilitar su transporte y reducir costos de logística.
- Productos semiterminados o en curso: se almacenan productos semiterminados para asegurar su disponibilidad en el momento que se necesite dentro del proceso de producción. Por ejemplo: las masas de una pizza congelada.
Si hablamos de los distintos tipos de almacén, seguramente te preguntarás por qué no mencionamos la bodega dentro de la lista, y la verdad es que se suele confundir ambos términos como lo mismo. Una bodega se diferencia de un almacén porque, si bien es un espacio para almacenar productos, no cuenta con un proceso de suministro de bienes.
Esto quiere decir que no tiene una función logística específica, a diferencia del almacén. La bodega es más como un depósito donde se almacenan productos por un largo tiempo, que incluso podrían llegar a no tener ningún tipo de rotación.
¿Cuáles son los retos de gestionar un almacén en logística?
Ahora que ya conoces las funciones de un almacén en logística es hora de evaluar los retos que supone gestionarlo correctamente. Descubre cuáles son los desafíos que tu empresa debe asumir para cumplir con el objetivo del almacén:
- El espacio limitado puede complicar la maximización de su uso y asegurar que todos los productos tengan su lugar.
- Manejo y almacenamiento adecuado de los productos para evitar daños y reducir riesgos de accidentes.
- Gestión de inventario para asegurar que los productos estén disponibles cuando se necesitan.
- Cumplimiento de los tiempos de entrega para que los productos se entreguen de manera puntual y confiable.
- La logística inversa puede convertirse en un dolor de cabeza si no se le gestiona correctamente, no obstante esta puede ser una gran oportunidad para fidelizar clientes.
- Reducción de costos sin perjudicar la eficiencia.
- Mantenimiento y seguridad del almacén.
- La integración de tecnología y software especializado puede ser un desafío, especialmente en almacenes más antiguos que pueden requerir actualizaciones importantes.
¿Crees que vale la pena invertir en un almacén?
La decisión de invertir en un almacén depende de las necesidades y objetivos de tu empresa. Si necesitas un espacio para almacenar y gestionar tus productos, entonces invertir en un almacén puede ser una buena opción. En cambio, si solo necesitas un espacio para almacenar productos por un largo tiempo sin ninguna función logística específica, entonces una bodega puede ser suficiente.
Sin embargo, las consideraciones no solo llegan hasta ahí. Para saber si vale la pena realmente invertir en un almacén debes evaluar tus objetivos de crecimiento y el presupuesto disponible. Para comenzar, podrías probar la opción de alquilar un almacén para luego comprar el tuyo propio.
Los pros y los contras varían para cada opción, por lo cual evaluar previamente tu situación es fundamental. Por ejemplo, alquilar un almacén puede ser una buena solución a corto o mediano plazo, pero a largo plazo, el pago del arrendamiento puede superar al de una hipoteca de tu propio local. Pero también tiene una ventaja, y es que los costes por mantenimiento o reparación de daños recaen sobre el dueño y no sobre tu bolsillo, con lo cual te ahorrarías una buena suma de dinero.
Si tu negocio se está expandiendo, el alquiler de un almacén puede ser una opción ideal, pues te permite ahorrar en gastos de mantenimiento, seguridad y reparaciones para preparar el presupuesto de la compra del almacén. Pero si ya cuentas con el dinero para invertir directamente en uno, entonces es la opción recomendada.
Si ya te decidiste iniciar el camino por la gestión de inventarios, desde SKU Logistics podemos asesorarte con respecto a las mejores estrategias y herramientas para facilitar las funciones de tu almacén en logística. Contáctanos y estaremos encantados de apoyarte en lo que necesites.
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