La exactitud del inventario es un pilar fundamental para el éxito operacional en el universo de la logística y de la gestión de la cadena de suministro. Además de implicar la correcta cuantificación de los productos almacenados, también refleja la precisión de los datos que representan el estado actual del inventario.
Y ¿qué significa la exactitud del inventario en logística? Este concepto consiste en que coincidan o se correspondan los registros contables y la cantidad física real de artículos disponibles.
Es una de las métricas o KPI más importantes de la logística ya que la exactitud de inventario o existencias es fundamental para optimizar procesos, mejorar la satisfacción del cliente e impulsar la rentabilidad.
Dentro del contexto donde cada centavo cuenta y cada movimiento es crítico, la exactitud del inventario se convierte en una métrica indispensable que puede marcar la diferencia entre el estancamiento y el crecimiento exponencial.
Sentemos las bases: conceptos básicos para entender la exactitud de inventario
Antes de conocer las estrategias para gestionar la exactitud del inventario es necesario entender algunos conceptos básicos como inventario, ERI y stock. El inventario es el arte de registrar todos los bienes tangibles y en existencia de la empresa, bien sea para venta o para transformación.
La Exactitud de Registro de Inventario (ERI) es un indicador que mide la precisión y eficiencia del proceso de registro de existencias, es decir, el inventario. Por su parte, el stock es la cantidad de productos o materias primas en existencia, y en ocasiones se le conoce como un activo estratégico.
¿Por qué la exactitud del inventario es fundamental para toda empresa?
La exactitud en el registro de inventario es vital para el éxito empresarial, ya que impacta directamente en la toma de decisiones, la optimización de costos y la satisfacción del cliente.
Un inventario preciso permite a los gerentes tomar decisiones informadas sobre pedidos y producción, evita el exceso de inventario y sus costos asociados, y asegura la disponibilidad de productos para los clientes. Además, un control riguroso del inventario ayuda a prevenir pérdidas y robos, cumple con regulaciones fiscales y mejora la eficiencia operativa.
¿Cómo se mide la exactitud del inventario?
La precisión o exactitud del inventario se mide comparando las cantidades de inventario que se han registrado en el sistema con las existencias físicas del almacén. Generalmente se utiliza la siguiente fórmula:
Exactitud del inventario (%) = [(Inventario teórico – Diferencia de inventario) / Inventario teórico] * 100
Desglosemos los factores de la fórmula:
- Inventario teórico: cantidades registradas en sistema.
- Diferencia de inventario: la resta entre el inventario teórico y el físico.
Ahora, para medir la exactitud del inventario se debe realizar un conteo físico de las existencias, registrar los resultados de dicho conteo y comparar con las cantidades contabilizadas en el sistema. Luego se calcula la diferencia entre el inventario teórico y el físico. El resultado es la exactitud del inventario reflejado en porcentaje.
La exactitud del inventario se puede medir en diferentes frecuencias (diario, semanal, mensual o anualmente). Y, tal como el recuento de inventario, es recomendable hacer este proceso de manera cíclica, así como auditorías periódicas para obtener mejores resultados.
¿Cuál es un buen promedio para la exactitud del inventario? Un estándar de excelencia es un porcentaje de 95% o más, ya que representa una gestión eficiente y una toma de decisiones correcta con respecto al inventario.
Aumenta la exactitud del inventario identificando el origen de los errores
Si aún después de hacer un recuento de inventario de forma periódica tu empresa sigue presentando un alto porcentaje de diferencia entre el inventario teórico y el físico, es probable que estés presentando los siguientes escenarios:
- Errores humanos de conteo: cuando los procesos son manuales, los márgenes de error suelen ser bastante altos, sin mencionar que también puede haber confusión entre productos e identificarlos erróneamente como otro.
- Robos y pérdidas: aunque desagradables, estas situaciones suelen ocurrir con frecuencia, tanto a nivel interno como externo. Para ello hay que tomar medidas de seguridad para evitar y minimizar hurtos.
- Errores administrativos: fallo en el registro de la entrada y/o salida de los productos en el almacén, sea cual fuere la razón.
- Ineficiencia en los procesos: si los procesos de almacenamiento, recepción y despacho de los productos son ineficientes, puede haber retrasos en la actualización del inventario y errores en el registro de la mercancía.
¿Cómo evitar las diferencias en el inventario? 4 recomendaciones
Ahora que ya sabes detectar dónde puede estar la fuente de los errores que hacen que tu inventario sea impreciso, hay algunas estrategias que puedes aplicar para mejorar la tasa ERI.
- Implementa un sistema de gestión de almacenes (WMS): un WMS es el software ideal si deseas tener una visión 360 de los procesos operativos y conocimiento preciso de los inventarios. Nuestro WMS ha sido desarrollado con experiencia internacional, tiene una implementación flexible, es una solución apropiada para todos los sectores y el retorno de la inversión está garantizado.
- Define el layout de tu almacén e incluye la identificación con código de barras: el diseño del layout de un almacén es uno de los procesos más importantes de la logística, de esta manera se facilita el recuento de inventario, aumentando su exactitud gracias al escaneo del etiquetado con código de barras. Esto se debe a que facilita el registro de las entradas y las salidas de los productos del almacén.
- Conteo físico: es cierto que los procesos manuales conllevan más errores que los automatizados. Sin embargo, el conteo físico es muy importante, pues ayuda a verificar los registros de las existencias en el almacén.
- Capacita a tu personal: que tus empleados estén en pleno conocimiento de cómo funcionan los procesos de registro y seguimiento de inventario es fundamental. De esta manera se disminuyen los errores en el almacén y la exactitud del inventario aumenta.
Aumenta la exactitud del inventario a más de 95% con estas recomendaciones
Si bien el estándar de excelencia establecido para la exactitud del inventario es 95%, es reducida la cantidad de empresas que alcanzan tal rendimiento. Si quieres alcanzar ese nivel de excelencia, hay algunos pasos que puedes seguir para lograrlo:
- Adopta una cultura de la precisión y responsabilidad: cuando vas a un banco no dudas de su precisión porque ya es parte de su cultura. En el mundo de la logística debería ser igual, ya que como principio básico de gerencia, todos los miembros de la empresa deben responsabilizarse por las cosas que están bajo sus controles respectivos.
- Identifica cada área de inventario con su respectivo responsable: todas las zonas de la empresa que contengan un almacén o requieran de un inventario. Además, asigna a un responsable para cada una de esas áreas. Esta persona debe velar por la organización y desempeño de esa zona.
- Implementa sistemas sencillos: es cierto que la tecnología es una gran aliada para optimizar los resultados de la empresa. No obstante, si la herramienta es sumamente complicada de usar puede ser contraproducente. Por eso la recomendación aquí es implementar un software simple que cualquier persona con conocimientos básicos de computación pueda operar.
- Simplifica el sistema de conteo: son contadas las ocasiones en las que los productos de un inventario son sumamente fáciles de contar —como los huevos repartidos en cartones—. Por esta razón es muy importante implementar un sistema de conteo que sea simple, rápido y eficiente. Así tendrás mayor exactitud en el inventario.
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