La eficiencia y la mejora continua no son una opción cuando se trata de ofrecer un servicio de calidad a los clientes. En este sentido, existen tres métricas que son fundamentales dentro de toda estrategia: Cycle Time, Takt Time y Lead Time.
Confundirlas es un error común pero costoso que frena el potencial de la mejora continua. Si, en cambio, se dominan correctamente, la empresa obtiene una ventaja estratégica que permite alinear la capacidad productiva con la demanda real del mercado, asegurando la máxima rentabilidad y satisfacción del cliente.
Antes que nada, hablemos de Lead Management y de por qué es tan importante para las operaciones logísticas
Las tres métricas que estudiaremos en nuestro artículo son ideales para aplicar el Lead Management como metodología de punto de partida. Pero, exactamente ¿qué es el lead management?
Más que una metodología, Lean es una filosofía operativa cuyo éxito radica en transformar el proceso de empujar el inventario y la producción a un sistema que atrae nuevo trabajo solo cuando existe una demanda real y verificada por parte del cliente.
El propósito fundamental de lean management es maximizar el valor entregado erradicando sistemáticamente todo aquello que no añade valor. Naturalmente el tiempo es el foco central, pues es el desperdicio más fácil de medir y el más costoso de ignorar.
Conceptos clave como el Just-in-Time y la mejora continua dependen enteramente de la medición rigurosa de estos tiempos.
De la producción a la logística: la velocidad y eficiencia en el tiempo de entrega
Aunque la metodología de lean management nació en entornos de producción, su aplicación se ha extendido con vitalidad a la logística y a toda la cadena de suministro. En este contexto, el enfoque se traslada del producto a la velocidad y la eficiencia del proceso total de entrega.
En un contexto como el actual con altísimas fluctuaciones del mercado, la agilidad logística es la clave para mejorar la capacidad de respuesta de la empresa. El objetivo es establecer un flujo de trabajo continuo y nivelado que elimine irregularidades.
El Lean Management proporciona el marco para garantizar que el tiempo total de entrega o Lead Time sea lo más corto, ágil y eficiente posible.
Cycle Time, Takt Time y Lead Time: ¿Qué mide cada métrica?
Si queremos un liderazgo efectivo en operaciones no es suficiente sólo saber cuánto se produce, es necesario entender la velocidad y la eficacia con la que se hace. El cycle time, takt time y lead time son tres lentes distintos, pero complementarios que permiten diagnosticar la salud del flujo de valor.
Veamos qué mide cada uno para comprender con precisión quién nos marca el ritmo, cuál es nuestra realidad productiva, y qué percibe realmente nuestro cliente.
Cycle Time: el tiempo real de producción. ¿Cuánto tiempo lleva realmente fabricar una unidad?
El Cycle Time (Tiempo de Ciclo) es el tiempo que un equipo tarda en completar la producción de una sola unidad, medido desde que comienza el trabajo activo hasta que finaliza.
Esta métrica se enfoca exclusivamente en el tiempo en que el equipo está trabajando activamente en un pedido, reflejando la eficiencia real del proceso de producción. Un cycle time bajo indica procesos rápidos y optimizados, mientras que uno alto señala ineficiencias internas.
Para calcularlo se utiliza el Tiempo Neto de Producción, que representa el tiempo total de trabajo sin incluir las interrupciones:
Cycle Time = Tiempo Neto de Producción/Cantidad de Unidades Fabricadas
Ejemplo: Si el equipo trabajó un neto de 420 minutos y produjo 10 unidades, el cycle time es de 420/10 = 42 minutos/unidad.
La gestión del Cycle Time permite:
- Lograr una producción más consistente y predecible.
- Elaborar cronogramas de trabajo realistas para los empleados, basados en la capacidad demostrada.
- Gestionar mejor las expectativas de los clientes al basar las estimaciones de entrega en datos reales del proceso.
Ventajas y desventajas del Cycle Time
Ventajas:
- Permite que la empresa que lo maximiza comprenda cómo está usando su tiempo.
- Ayuda a tener una producción más consistente.
- Permite elaborar cronogramas de trabajo más realistas y elevar el rendimiento de los empleados.
- Contribuye a una mejor gestión de las expectativas de los clientes al realizar estimaciones basadas en datos.
- Sus datos permiten identificar ineficiencias en los procesos del negocio.
Desventajas:
- Si el Cycle Time es superior al Takt Time, la empresa no será capaz de atender la demanda del mercado.
- Al igual que el Takt Time, no considera el tiempo entre que el cliente hace el pedido y el comienzo de la producción, ni el tiempo entre la finalización del pedido y su entrega.
Takt Time: el ritmo del cliente. ¿Qué tan rápido debemos producir para evitar retrasos?
El Takt Time es la velocidad a la que se debe completar un producto para satisfacer la demanda del cliente. Es el latido o el pulso del proceso de trabajo y establece el ritmo necesario para operar en sincronía con las necesidades del mercado.
Su nombre proviene de la palabra alemana «takt» que significa «pulso», y fue utilizado por primera vez como métrica en la fabricación de aviones en Alemania en la década de 1930.
Es un parámetro externo que se debe cumplir. Si por ejemplo, el Takt Time es de 10 minutos, el proceso completo no puede durar más de 10 minutos por unidad para operar a la par con la demanda.
Calcular el Takt Time requiere el Tiempo de Producción Disponible, que representa el tiempo total del turno sin incluir pausas planificadas:
Takt Time = Tiempo de Producción Disponible/Demanda del Cliente
Ejemplo: Si tienes 480 minutos disponibles y una demanda de 24 unidades, el Takt Time es de 480 / 24 = 20 minutos/unidad.
Dominar el takt time es fundamental para:
- Identificar rápidamente cuellos de botella y procesos que ralentizan la producción.
- Optimizar la capacidad para satisfacer la demanda sin generar sobreproducción, reduciendo así costos de almacenamiento.
- Mantener un flujo de trabajo continuo y estable, reduciendo la irregularidad, que es la desigualdad en el flujo de trabajo.
Ventajas y desventajas del Takt Time
Ventajas:
- Optimiza la capacidad de un negocio para responder en tiempo y forma a la demanda.
- Ayuda a identificar con velocidad los cuellos de botella o procesos que desaceleran la producción.
- Promueve una rutina laboral orientada a realizar operaciones más veloces con buenos resultados.
- Ayuda a eliminar los desperdicios y se enfoca en actividades con valor agregado.
- Detecta la fuerza laboral de bajo rendimiento o poca productividad.
- Ayuda a optimizar los costos de almacenamiento al evitar la sobreproducción.
Desventajas:
- No incluye el tiempo entre el pedido y el comienzo de la producción ni el tiempo entre la finalización del pedido y su entrega; por lo tanto, no cuenta la historia completa del tiempo de fabricación
Lead Time: la experiencia completa del cliente. ¿Cuánto tiempo espera el cliente desde que solicita hasta que recibe?
El lead time es el tiempo total que transcurre desde que se recibe un pedido de un cliente hasta la entrega final del producto. Abarca el tiempo de procesamiento (donde se añade valor), el tiempo de inspección, el tiempo de movimiento y, de forma crucial, el tiempo de espera o cola (Queue Time).
El queue time o tiempo en espera suele ser el más extenso y constituye el principal objetivo para la eliminación de desperdicios.
Su fórmula no es complicada, sólo se mide registrando el tiempo total que ha transcurrido desde que se hace el pedido hasta la entrega. Por ejemplo:
- Un cliente solicita un producto el 16 de septiembre.
- El trabajo activo en el producto comienza el 18 de septiembre.
- La empresa entrega el producto al cliente el 20 de septiembre.
- Conclusión: El Lead Time es de 4 días (del 16 al 20 de septiembre), mientras que el Cycle Time es de 2 días (del 18 al 20 de septiembre).
Analizar y reducir el lead time nos ayuda a:
- Mejorar significativamente la satisfacción del cliente al acortar los tiempos de entrega totales.
- Reducir los costos de inventario, ya que no es necesario mantener grandes stocks para compensar largos tiempos de espera.
- Aumentar la productividad general al identificar y eliminar tiempos de espera ineficientes en el flujo de valor.
Ventajas y desventajas del Lead Time
Ventaja:
- Mide la eficiencia total de la operación, ya que abarca el tiempo desde el pedido del cliente hasta la entrega.
- Su reducción se relaciona con una mayor satisfacción del cliente, una ventaja competitiva y el éxito de la empresa.
- Su gestión adecuada reduce el riesgo de comprometer la calidad durante la optimización de procesos.
Desventaja:
- El Lead Time representa el tiempo invertido, mas no el esfuerzo real.
Comprender Cycle Time, Takt Time y Lead Time como necesidad estratégica
Entender la diferencia entre cycle time, takt time y lead time y saber cómo identificarlas y medirlas nos permite dominar la velocidad y la rentabilidad de nuestras empresas. La filosofía del Lean Management y la mejora continua son fundamentales para diseñar la excelencia operativa de manera proactiva y no reactiva.
Tomar en cuenta estas métricas trae beneficios como procesos optimizados, costos logísticos reducidos y, lo más importante, una ventaja competitiva forjada en la satisfacción innegable del cliente.
Si estás listo para transformar estos conceptos en resultados tangibles, implementando soluciones robustas que reduzcan drásticamente su Lead Time y sincronicen su producción con la demanda real, estás en el lugar correcto.
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