Una gestión eficiente de la logística implica muchos factores, entre ellos figura el reducir inventario como parte de la planificación de la demanda. En este artículo aprenderás de qué trata y cómo puedes hacerlo en tu empresa.
Para comenzar, es necesario aclarar que cuando hablamos de “reducir inventario” no nos referimos solo a comprar menos productos o materias primas, sino a la adquisición inteligente. Es decir, saber muy bien cuánto necesitamos vender y en cuánto tiempo. Esto lo logramos mediante la planificación de la demanda.
De esta manera especificamos que reducir el inventario no implica afectar el servicio ni en cantidad ni en tiempos. Sí podría significar en algunos casos comprar más para cubrir la alta demanda de algún producto en temporada. Ello te permitirá responder a todos los pedidos sin quedarte sin stock y en consecuencia, perder clientes y dinero.
Ahora, en el caso contrario de que hayas comprado mucha cantidad de un producto o materia prima que realmente no tiene mucha salida, te hará perder dinero ya que posiblemente tendrás que bajar su precio para poder “salir” de él.
La planificación de la demanda es fundamental para evitar estos escenarios. Dentro de esta estrategia es necesario aprender a reducir el inventario si queremos lograr una logística excepcional.
Antes de ver algunos tips para reducir inventario, veamos sus beneficios financieros.
¿Qué costos se ahorran al reducir el inventario?
Mantener un inventario implica invertir en diferentes áreas, y si sabes planificar bien la demanda de tus productos podrías ahorrarte una buena porción de tu presupuesto. Entre estos costos destacan:
- Costos de pedido: Son aquellos gastos en todas las actividades que se desarrollan durante el reabastecimiento del stock. Estos pueden ser de comunicación, contabilidad y transporte.
- Costos de capital: Es la inversión en todos los procesos que implican comprar y fabricar un producto.
- Costos de almacenamiento: Todo lo que inviertes en almacenes y/o centros de distribución. Estos pueden incluir gastos inmobiliarios y de infraestructura, así como los servicios que se utilizan (luz, agua y mantenimiento, por ejemplo).
- Costos de servicios: Aquí figura el presupuesto que se destina a los servicios de tecnología que se emplean, como software y hardware necesario para la planificación y seguimiento de los inventarios.
- Costos de riesgo: Se contemplan los gastos que responden a posibles obsolescencias, pérdida o robo de mercancía.
Todos estos costos se pueden reducir considerablemente si tenemos un conocimiento exhaustivo de nuestra demanda, pues evitamos compras innecesarias y excesivas. Veamos en un ejemplo cómo sería un sobrecosto en nuestro inventario por una gestión ineficiente.
Demanda sin conocimiento, inventario costoso y riesgoso
Supongamos que tu empresa se enfoca en distribuir alimentos para restaurantes de calidad. Estos altos estándares dependerán de tu inventario, pues todo debe estar fresco y en óptimas condiciones.
Si no conoces la demanda de tus clientes, digamos de un producto de temporada como lo es una fruta, podrías encontrarte en dos situaciones: hacer un pedido que se quede corto o bien un pedido que supere la demanda estimada. Si pides menos cantidad de frutas y comienzas a tener más y más pedidos, los costos de pedido serán muy altos pues tendrás que hacer varias transacciones y eso te hará perder dinero.
Por el contrario, si tienes un sobrepedido de la fruta y no hay mucha demanda, es lógico que pierdas un porcentaje importante de fruta y de dinero. En caso de que tu rubro responda más bien a la distribución de carnes de primera, y hagas un pedido muy grande que no tiene mucha salida, tendrás que invertir mucho más en su refrigeración para mantener su calidad. Es decir, los costos en luz serán altísimos en comparación con una mercancía que tenga mayor fluidez.
Estas son solo muestras sencillas de cómo una planificación inexistente de tu demanda te haría perder mucho dinero y tiempo de la logística. Si quieres evitar escenarios como este, sigue leyendo para aprender a reducir tu inventario.
¿Cómo reducir el inventario y ahorrar en gastos?
El exceso de inventario es, sin duda, uno de los retos más grandes que las empresas enfrentan cada año. Esto sucede por fallas en la planificación de la demanda que te hacen gastar dinero innecesario en los costos que ya mencionamos.
Un dato interesante a tomar en cuenta es que el 20% de tus productos genera el 80% de tu demanda, por lo que te conviene estudiar tu inventario para identificar cuáles son esos artículos de alta rotación y cuáles no tanto.
Esos productos que quizás no se mueven tanto siguen siendo necesarios pues aportan variedad al cliente, pero requieren especial atención. A continuación te contamos por qué:
1. Productos de alta rotación vs. baja rotación: equipara sus costos
Por lo general los productos de baja rotación son los que más suelen acumularse en almacén, y en consecuencia es probable que expiren o tengas que venderlos a un precio menor del estimado para darle una “salida rápida”. Para evitarlo, haz una comparación de cuánto te costará mantenerlos en contraste a cuánto te ahorrarías al no comprar tanta cantidad.
2. Adquiere un profundo conocimiento de tu inventario
No contar con las herramientas adecuadas podría llevarte a tener muchos errores e inconsistencias en los registros de tu inventario. Para ello puedes invertir en soluciones de software de gestión de almacenes (WMS) con el que puedes visualizar todo el proceso desde cuánto stock tienes hasta cuántos productos se han vendido en un periodo de tiempo.
La tecnología es tu principal aliado en este punto, ya que te brinda precisión, un factor fundamental en el que todo humano podría fallar. Antiguamente, los trabajadores con mayor experiencia en una empresa eran los que solían predecir la demanda de los productos, pero esto no es un método inteligente pues hay muchos factores que no se toman en cuenta.
3. Aplica estrategias para reducir inventario y costos
Una vez hayas identificado la rotación de tus productos, es hora de diseñar estrategias para reducir sus costos de pedido y almacenamiento. Entre las diferentes ideas que puedes tomar en cuenta destacamos:
- Reduce los tiempos de entrega de los proveedores. Con esta opción creas un flujo eficiente de reaprovisionamiento que te permitirá reducir el inventario. Esto sucede principalmente porque también disminuye el tiempo de almacenamiento del producto, sin tener que aumentar la cantidad de pedidos para garantizar las existencias.
- Practica el dropshipping. Esta es una de las opciones más prácticas y económicas que puedes aplicar para reducir el inventario. ¿Alguna vez has escuchado del “contra pedido”? Pues, eso es. Si tu cliente compra un producto de tu proveedor, simplemente actúas como un mediador entre ambos. De esta manera puedes seguir ofreciendo ese producto pero sin necesidad de mantenerlo en stock.
- Emplea el método Just in Time (JIT) para mantener un nivel justo de los productos, es decir, nunca tendrás cantidades de más ni de menos. De esta manera evitas que los artículos se deterioren o caduquen por almacenamiento prolongado.
4. Disminuye la incertidumbre al mejorar la comunicación con clientes y proveedores
Mantener una comunicación fluida con tus clientes y proveedores es crucial para evitar la incertidumbre, y en consecuencia, pedidos desesperados e improvisados. Conocer qué requiere tu cliente de ti es importante, pues así tu proveedor sabe qué necesitarás y en qué momento. De esta manera, evitamos acumular productos de manera innecesaria.
Planificación: la clave para reducir el inventario
En otros artículos hemos mencionado la importancia de estudiar nuestros procesos desde el último paso. En este caso, conocer qué pide tu cliente te permitirá planificar estrategias en función de la demanda.
Al reducir inventario, estás automáticamente disminuyendo costos de almacenamiento, pérdidas de dinero y productos, además de darle profesionalismo a tu empresa.
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