En este espacio ya hemos hablado sobre la importancia de los KPI en logística, pero al ser un tema tan amplio, quisimos dedicar un poco más a hablar sobre los KPI de transporte. Conocerlos a fondo te permitirá implementarlos eficientemente y de esa manera mejorarás las operaciones y el rendimiento de tu flota.
Para refrescar el tema, los KPI o indicadores clave de rendimiento (Key Performance Indicators, por sus siglas en inglés) son una herramienta esencial para medir el desempeño de un área específica de la empresa. En el caso de los KPI de transporte, estos se utilizan para medir el rendimiento de la empresa en cuanto a costos, operaciones, servicio al cliente, cumplimiento y mantenimiento.
Son esenciales para asegurar que la empresa está operando de manera eficiente y efectiva. Todos los KPI deben responder a las metas fijadas por la empresa. Cada meta debe ser SMART (específica, medible, alcanzable, relevantes y temporales). En este sentido, es recomendable:
- Seleccionar indicadores que se adapten a una actividad específica. Sobre esto hablaremos en unas líneas más adelante.
- Los KPI deberían enumerar las áreas a mejorar para optimizar la cadena de suministro. Fíjate en aquellas operaciones que necesitan correcciones o mayor trabajo y asígnales un indicador.
- Cuando hablamos de que los KPI deben ser específicos y relevantes es porque no todos los que existen son adecuados para tu empresa. Aprende a identificar cuáles son los que realmente se alinean con tu estrategia.
¿Qué KPI debe medir el área de transporte?
Entre los KPI de transporte que toda empresa debería medir, estos son los más esenciales e importantes:
- Tiempo de entrega: mide el tiempo que tarda en entregar un producto o servicio desde el momento en que se recibe el pedido hasta el momento en que se entrega al cliente.
- Tasa de entregas a tiempo: este KPI mide el porcentaje de entregas que se realizan en el plazo acordado con el cliente.
- Costo por entrega: mide el costo total de realizar una entrega, incluyendo los costos de operación, transporte, seguros y mano de obra.
- Tasa de accidentes: un indicador que mide la frecuencia de accidentes que ocurren durante las operaciones de transporte.
- Índice de rotación de inventario: mide la velocidad con la que se venden los productos almacenados.
Ahora que ya los conoces, ¿cómo se calculan los KPI de transporte?
Lo primero es recopilar datos relevantes y utilizar fórmulas específicas para calcular cada indicador. Un ejemplo puede ser la tasa de entregas a tiempo, que para calcularla debemos dividir el número de entregas a tiempo entre el número total de entregas. Y aunque pueda parecer obvio, mientras más precisos sean los datos recolectados, mayor precisión tendremos en los resultados.
Sin embargo, más allá de las fórmulas, lo más importante es establecer metas desafiantes pero alcanzables, alineadas con las metas globales de la empresa y con su estrategia general. Igualmente resulta esencial determinar el progreso en el tiempo, es importante medir contra el pasado (por ejemplo, el mes anterior, el año anterior o el mismo periodo del año anterior).
Los resultados de ese lapso determinado se deben comparar con otras operaciones internas similares para identificar qué operaciones o centros están funcionando mejor y por qué.
Por ejemplo: podrías establecer que durante tres meses vas a medir cuánto combustible gastan los vehículos de una sede en particular. Esto te podría ayudar a tomar una decisión para reducir gastos, como puede ser habilitar un microalmacén donde los clientes retiren la mercancía u ofrecer envío en zonas más cercanas para evitar traslados tan lejanos.
Finalmente, es importante establecer indicadores o puntos de referencia tanto internos como externos, para poder evaluar la competencia y otras empresas. Los KPI nos ayudan a enfocar los esfuerzos para mejorar según las prioridades de la operación.
Tipos de KPI de transporte
Existen diferentes tipos dependiendo del medio de transporte utilizado. Por ejemplo, para el transporte por carretera, los indicadores pueden incluir la cantidad de combustible por 100 km, el tiempo promedio de viaje, el costo por milla y la tasa de carga útil. Para el transporte aéreo, los indicadores pueden incluir la puntualidad de los vuelos, el porcentaje de vuelos cancelados, el costo por milla volada y la tasa de ocupación.
En el caso del transporte marítimo, los indicadores pueden incluir el tiempo de tránsito, el costo de fletes, la eficiencia en la gestión de carga y el tiempo de estadía en puerto. Es importante tener en cuenta que los indicadores deben ser relevantes para cada medio de transporte y adaptarse a las particularidades de cada uno.
Otro indicador relevante es el el OTIF (On Time/In Full), el cual combina dos mediciones de calidad: que los pedidos lleguen a tiempo y que lleguen completos, lo cual es muy importante para los clientes. A pesar de que el área de transporte no es la única responsable de esto, sí juega un papel fundamental para el OTIF.
¿Cómo establecer los KPI de transporte?
Para definir tus KPI de transporte, la manera más efectiva de hacerlo es fijarte en los componentes claves de la operación, como el costo, servicio, cumplimiento y mantenimiento. Una vez hayas revisado estos componentes, la empresa podrá evaluar más eficientemente el desempeño en cada área y definir los KPI para tomar mejores decisiones para mejorar el rendimiento.
Una vez establecidos los KPI, el trabajo apenas comienza. Debes monitorear y analizar constantemente los resultados, identificar problemas y oportunidades de mejora. Además, se deben establecer metas y objetivos para mejorar el desempeño.
Adicionalmente, es importante compartir los resultados con todas las áreas de la empresa —los empleados, los clientes y los accionistas—, para conocer el rendimiento y progreso de las estrategias, pero también para tomar acción dentro de las mismas.
Medir para conocer el progreso real de tu empresa
Una estrategia no puede ser exitosa si no se cuantifican los resultados. Prescindir de los KPI de transporte es como conducir a ciegas por un largo trayecto. No puedes ver cómo es la vía, no podrás esquivar posibles obstáculos, ni podrás conocer cuando el vehículo tiene algún problema.
La mejor manera de conocer la evolución de una estrategia de manera consciente es definiendo KPI para monitorearlos y corregir errores o carencias sobre la marcha. Los KPI son una herramienta que te permite tomar decisiones informadas para mejorar el rendimiento de tu empresa.
Si quieres conocer el tipo de KPI de transporte ideal para tu empresa, contáctanos y nuestros consultores te asesorarán para guiarte en la optimización de la logística de tu empresa.
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