La gestión de proyectos implica planeación, organización y control de recursos. Un proyecto es de naturaleza temporal y está diseñado para producir un único resultado, teniendo un alcance limitado, un tiempo específico para ser ejecutado, un presupuesto asignado y unos entregables específicos.
Una modalidad para la implementación de la gestión de proyectos es a distancia, siendo ésta una de las tendencias actuales en el mundo empresarial, sobre todo después de la coyuntura más reciente como fue la pandemia del COVID-19.
Para optimizar las labores de comunicación dentro de un equipo de trabajo, así como también el control de los costos de producción, ejecución y desarrollo, es importante consolidar los modelos de trabajo manejados a distancia.
La situación generada por la pandemia impulsó la gestión de proyectos a distancia, permitiendo a las organizaciones seguir ejecutando los proyectos que desarrollaban de forma tradicional y continuar cumpliendo los objetivos de los mismos de manera exitosa.
Sin embargo, una implementación exitosa del trabajo remoto exige seguir estrategias diferentes y controladas para lograr los objetivos preestablecidos, de tal manera que sean alcanzados de manera exitosa para la empresa.
Factores involucrados
En primer lugar, la gestión de proyectos a distancia implica una mayor organización por parte de la empresa proveedora del servicio. Lo más importante es definir una forma clara de comunicación, así como también elaborar la documentación necesaria para llevar el control de las decisiones tomadas y puntos claves.
Otro factor a considerar es la autogestión, ya que es relevante que cada miembro elabore la planificación que especifique los objetivos a cumplir en un plazo de tiempo determinado. El gerente de proyecto debe liderar al equipo de tal manera que el resto de los miembros sigan siendo autónomos y autogestionables, pero consciente en todo momento de lo que pasa.
Ventajas esperadas de la gestión proyectos distancia
En SKU Logistics contamos con una amplia trayectoria en gestión de proyectos a distancia, logrando obtener clientes satisfechos con el servicio recibido. Esta experiencia acumulada nos ha permitido diseñar una metodología con los aspectos que deben ser considerados y los puntos claves para lograr el éxito esperado.
La implementación de una gestión de proyectos a distancia ofrece grandes ventajas:
- Reducir los costos del proyecto
- Acentuar el equilibrio trabajo/vida
- Mejorar la flexibilidad y autonomía en el manejo del tiempo
- Aumentar la eficiencia
- Mayor flexibilidad para contratar a mejores talentos
- Ampliar el alcance en la oferta y demanda
Aspectos a considerar
Si bien la metodología de trabajo a distancia trae grandes beneficios, es importante evaluar si la gestión de proyecto a distancia es la adecuada para su organización. Por ello, es importante identificar algunos aspectos que pueden afectar su capacidad de ejecución.
- Degradación de la productividad: Los miembros del equipo de trabajo pueden carecer de enfoque y tener problemas para concentrarse en sus tareas a pesar de su dedicación al proyecto.
- Ubicación, distancia o zona horaria: Los horarios de entrega del proyecto pueden impactar negativamente por la distancia entre los miembros, la zona horaria e incluso los lugares remotos de trabajo donde la comunicación está afectada por inconvenientes del servicio de telecomunicaciones.
- Diferencias culturales y legales: Las organizaciones tienen proyectos que abarcan varias ubicaciones geográficas, e incluso retos culturales y jurídicos que deben tenerse en cuenta para lograr el éxito del proyecto.
- Barreras de comunicación: Esta área es una de las que se ve más afectada en estos proyectos, ya que los equipos no están cumpliendo con regularidad la comunicación cara a cara, afectando la capacidad de poder medir las expresiones faciales, el lenguaje corporal y el tono de voz.
- Tecnología, acceso de datos y temas de seguridad: Tener la tecnología adecuada y las herramientas a disposición de todos los miembros del equipo es esencial para garantizar que un proyecto se ejecute a tiempo y dentro del presupuesto. Estos proyectos pueden caer fácilmente fuera de alcance si los miembros del equipo no pueden acceder a los datos que necesitan en el momento oportuno.
Gestión de equipos a distancia
La conformación del equipo de trabajo es clave para manejar proyectos a distancia, ya que enfrentan diferentes retos en el día a día que se deben tener presente para evitar que afecten el funcionamiento de su trabajo y culminación del proyecto.
Claves para gestionar equipos a distancia
El gerente de proyecto tiene que saber en todo momento el estatus del proyecto, en qué está trabajando cada uno de los miembros y qué dificultades están encontrando.
A continuación, planteamos algunas claves para gestionar debidamente un equipo a distancia:
- Fijar debidamente los objetivos
- Desarrollar un proceso de comunicación claro, sólido y constante
- Determinar bien las cargas de trabajo
- Definir las competencias y responsabilidades de cada miembro del equipo
- Desarrollar y organizar un sistema de cooperación
- Motivar al equipo
- Generar un feedback útil y claro
- Elegir las herramientas tecnológicas adecuadas
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