Para que una empresa sea eficiente deben cumplirse varios requisitos. Uno de los más importantes es el manejo y acceso de la información concerniente a procesos, por lo que se recomienda utilizar un sistema que integre y facilite todo esto. Hoy te explicaremos cuál es la diferencia entre un ERP y un WMS, los sistemas más utilizados dentro del mundo de la logística.
¿En qué se enfoca cada una? Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de planificación de recursos empresariales, es decir, permite organizar las operaciones de una empresa. Dicho sistema permite organizar en una sola base de datos a todos los departamentos de la empresa, dando pie a una comunicación más fluida y libre de errores.
El WMS (Warehouse Management System) o SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) —como se le conoce en español— organiza toda la información de los inventarios de la empresa y permite visualizar su actividad en tiempo real. Además ofrece información adicional como estadísticas, gestión de recursos y sobre procesos de embalaje y retiro de mercancía.
Al abarcar todas las áreas de la empresa, el ERP incluye un módulo de almacenes, mientras que el WMS se enfoca esencialmente en la gestión de inventarios dentro del almacén. También existen otros sistemas para otras áreas, como el SCM (Supply Chain Management) y el CRM (Customer Relationship Management). El SCM se enfoca en la gestión de la cadena de suministros, mientras que el CRM está centrado en el manejo de las relaciones con los clientes.
En este artículo nos enfocaremos únicamente en el ERP y el WMS, así que veamos en detalle en qué consiste cada uno.
ERP vs. WMS: ¿Para qué sirve cada uno?
Como ya mencionamos anteriormente, un ERP organiza las diferentes áreas de logística de la empresa. Podríamos verlo como un gran software máster en el que convergen todos los procesos de la compañía. Entre todas las tareas que ofrece, destacamos:
- Incluye módulos para gestión de almacenes y para la cadena de suministro.
- Gestión financiera.
- Facilita la gestión proyectos.
- Permite manejar la gestión comercial y de ventas.
- Brinda una función para la gestión de calidad y para el ciclo de vida de los productos.
Por su parte, un WMS se encarga especialmente de las funciones que tienen que ver con la gestión de almacenes, entre ellas resaltan:
- Recepción y almacenamiento de materia prima o productos: integra otras tecnologías para validar y monitorear pedidos a través de un código de barras.
- Gestión de inventarios y visibilidad en tiempo real.
- Procesamiento de pedidos: un WMS permite optimizar procesos como el embalaje y retiro de pedidos y de esta forma hacerlo más eficiente.
- Seguimiento de envíos en tiempo real: permite monitorizar el envío de productos desde que sale del almacén hasta que llega al cliente final. Esto permite medir el cumplimiento de los pedidos.
- Monitorización de empleados: es posible chequear la productividad de la empresa ya que mide los tiempos de respuesta de cada empleado, el costo de la mano de obra y las “horas muertas” de cada uno.
- Estadísticas sobre el almacén: son más precisas que la recolección de datos manual para evaluar datos como el tiempo de entrega, la precisión de los inventarios y la tasa de cumplimiento de pedidos.
Diferencia entre ERP y WMS: ¿Cuál le conviene más a tu empresa?
Tal vez puedes pensar que como un ERP abarca todas las áreas de logística quizás ese sea el que más convenga. Sin embargo, la decisión dependerá de tu tipo de empresa. La principal diferencia entre ambos sistemas es que el WMS es más apto para visualizar información en tiempo real, mientras que no todos los ERP están habilitados para esta función.
Generalmente, los ERP —sobre todo los más antiguos— procesan las operaciones de forma lineal, es decir, según se vaya registrando la información. Si tu empresa tiende a cambiar de manera constante el nivel de prioridad de los pedidos, un WMS es un sistema más ideal, gracias a su flexibilidad de uso. De igual forma sí podrías utilizar un ERP pero que permita responder a este tipo de cambios.
Además de la flexibilidad de uso, otra diferencia entre el ERP y el WMS que podemos encontrar es la manera en como se le hace seguimiento a los productos. Los ERP tienden a tener un desempeño menor en este tipo de labores que los WMS. Si por ejemplo tu empresa lleva un registro detallado de los productos siguiendo un código o número de serie, un WMS será más conveniente.
Ventajas de cada uno
Las ventajas de usar un ERP son:
- Tendrás todas las operaciones de tu empresa integradas en un solo sistema.
- Facilita y mejora el acceso a la información entre las diferentes áreas de la compañía.
- Gestionar procesos de manera automática para liberar cargas de trabajo a los empleados.
- Al brindar una visión más amplia de los procesos de la compañía, los análisis se hacen más precisos. Esto permite reducir costos a largo plazo.
En contraste, las ventajas de contratar un WMS son:
- Operaciones eficientes y fluidas. Permite manejar mayor volumen de pedidos y entregas ya que los procesos se automatizan.
- Menos errores en el retiro y envío de mercancías.
- El que permita la visibilidad de procesos en tiempo real es una gran ventaja, ya que facilita la toma de decisiones estratégicas al momento.
- Ayuda a mejorar las relaciones con los clientes y proveedores, ya que la gestión eficiente del inventario permite cumplir con los pedidos de manera impecable.
…¿Y cuánto cuesta un ERP y un WMS?
En este caso conviene verlo no como costo sino como una inversión a largo plazo. Y por supuesto, todo dependerá de los objetivos de la empresa. La gestión de almacenes es fundamental dentro de la logística de toda compañía. Una estrategia eficiente podría definir el éxito o el fracaso de las operaciones de un negocio, por lo que contar con un WMS es una decisión considerable.
Si tu empresa ya cuenta con un ERP, probablemente hayas escuchado o leído recomendaciones como la integración de un módulo de almacenes porque es más “económico”. Sin embargo, dicha implementación es un proceso complicado que no siempre es el adecuado.
Tal vez sea una solución a corto plazo, pero si tu empresa sigue creciendo, ya no le será útil. En cambio, un WMS, al ser un sistema dedicado a la gestión de almacenes, permite optimizar procesos que a largo plazo le darán un valor importante a la empresa. Un caso interesante es el de una empresa de suministros a restaurantes. Tras implementar un WMS, logró reducir los viajes dentro de su almacén en un 40%, optimizando el picking y mejorando los tiempos de sus despachos.
¿Cuál es la mejor para tu empresa?
La respuesta depende del tipo de operaciones que maneja tu negocio. La manera más simple de verlo es si para tu compañía la logística es fundamental o no. Si la respuesta es sí, entonces el sistema que más te conviene es un WMS. Si no maneja volúmenes importantes de pedidos y envíos, un ERP podría ser más apropiado.
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